L’association AIVP choisit Nüag pour organiser ses assemblées générales. Les convocations sont envoyées à partir d’une plateforme où l’association pourra piloter l’ensemble des étapes de son assemblée générale.
L’AIVP, réseau mondial des villes portuaires est une association internationale qui rassemble depuis 32 ans les acteurs urbains, portuaires, ainsi que leurs partenaires. Structure permanente, l’AIVP est le témoin privilégié des mutations en cours dans les villes et ports du monde entier, notamment sur les problématiques environnementales.
Son objectif est d’améliorer la relation entre ville et port dans le cadre d’une coopération mutuelle pour un développement urbain, portuaire et économique plus durable, responsable et innovant en plaçant le citoyen au cœur de son action. Acteur de la globalisation, la ville portuaire est un laboratoire pour la ville et l’économie de demain et où les innovations doivent être encouragées.
Comme toutes les associations, l’AIVP doit tenir chaque année une assemblée générale et réalise celle-ci sur Nüag. L’AIVP organise dès 2020 l’assemblée générale de l’association, en ligne, grâce à la visioconférence et au vote électronique.
Du fait de sa dimension internationale, l’AIVP (Le Réseau Mondial des Villes Portuaires) a très tôt, et ce depuis le début de la crise sanitaire du Covid, pris conscience de la nécessité d’une dématérialisation de ses instances de gouvernance (assemblée générale et conseil d’administration). Après deux mois de comparaison des solutions, et un premier conseil d'administration réussi avec Nüag en juin 2020, l’AIVP a naturellement choisi Nüag pour organiser l’assemblée générale de son association quelques mois plus tard.
Corinne Lallemand revient sur son expérience avec Nüag en tant qu'administratrice de la solution lors de sa présidence de l’assemblée générale de novembre 2020. “L’agilité, la sympathie et la réactivité des équipes Nüag ont été extrêmement appréciables”. Le succès du projet de mise en place de la solution Nüag pour l’AIVP a résidé en grande partie dans le relationnel et la qualité des contacts avec l’équipe, toujours à l’écoute et accessible.
“L’agilité de l’équipe à prendre en compte une demande et proposer une solution adaptée” a permis de trouver une réponse rapide aux problématiques organisationnelles d’assemblée générale d’association comme l’AIVP. En tant que “ONG / Association Internationale”, ses membres ne sont pas des personnes physiques mais des personnes morales, elles-mêmes représentées par plusieurs participants (personnes physiques) lors de l’assemblée générale, un seul d’entre eux étant habilité à voter en ligne. Cette catégorisation et reconnaissance des participants convoqués lors de l’assemblée générale ont été rendues possible par la solution Nüag.
Nüag a permis à l’AIVP d’avoir une gestion dynamique des convocations, de l’attribution des droits de vote et de la gestion des pouvoirs de vote. Les participants ont salué la très bonne organisation de l’assemblée générale en ligne, fruit de la collaboration entre l’association AIVP et Nüag.
La fonctionnalité du vote électronique par correspondance qui permet aux participants de voter en amont de l’assemblée générale a permis d’améliorer la représentativité et la prise en compte du vote du plus grand nombre, ses membres étant répartis aux quatre coins du monde.
Malgré la tenue de l’assemblée générale sur un format 100% en ligne (en distanciel) pour cause de Covid, venant s’ajouter aux nombreux décalages horaires, un nombre de votes électroniques supérieur a été enregistré. La prise en main de l’outil a été facilitée par l’accessibilité de la plateforme en français et en anglais. Cette facilité de connexion à la plateforme lors de l’assemblée générale a permis de tenir l’ordre du jour et de voter les résolutions de l’ordre du jour de l’assemblée générale.
Grâce à Nüag, l’AIVP digitalise l’ensemble de ses process métiers liés à l’organisation et la tenue de son assemblée générale. Ses assemblées générales sont tenues 100% en ligne. Cela permet aux participants une flexibilité totale tant sur la partie vote électronique que sur leurs modes de présence (présentiel ou distanciel). Cela facilite aussi grandement les prises de décision et l’agilité de l’association.
La fonctionnalité d’e-mailing utilisée pour les convocations de l’assemblée générale a également été mise à profit pour effectuer des relances dont plusieurs ont été nécessaires pour s’assurer d’atteindre le quorum.
Dans ce contexte, l’AIVP a pu grâce à Nüag, tenir l’ensemble de ses assemblées générales 2020 et 2021 en 100% distanciel sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles. En 2021, un format vote électronique a été choisi contrairement à 2020 ou un format vote en séance avec visioconférence avait été privilégié en raison de la situation sanitaire (AG Covid).
Retrouvez ici les différents formats proposés par Nüag : https://www.nuag.fr/solutions/formats-seances
La tenue des votes s’est déroulée sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de l’association L’AIVP (Quorum, majorité).
Deux fonctionnalités clés ont permis à l’association l’AIVP de réussir pleinement cette assemblée générale en ligne :
La visioconférence permet, tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. L’organisateur peut gérer l’ensemble de ses contraintes directement au sein de la visioconférence (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération).
Le participant lui peut accéder à son module de vote et voter tout au long de l’assemblée générale. Il peut également demander la parole ou poser ses questions dans un chat. Les résultats s’afficheront en temps réels sur son écran à la clôture du vote. Si le participant vote pour le compte de pouvoir, une fonctionnalité lui permettra de voter en une seule fois ou de manière découplée s’il souhaite refléter des votes différents.
Mis à disposition des organisateurs, l’accompagnement des équipes Nüag permet à l’organisateur de prendre en main l’outil d’AG en ligne et de configurer pas à pas son assemblée générale. L’équipe restera disponible tout le long de l’organisation et de la tenue de l’AG en ligne.
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite aussi fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur (ici Corinne Lallemand, directrice du secrétariat général de l’AIVP) quatre modules regroupant un ensemble de fonctionnalités :
Le module de paramétrage permet à l’organisateur de refléter l’ensemble des modalités de gouvernance inscrites dans ses statuts, aux seins des différentes sections de paramétrage. Dans le cas de l’association l’AIVP, les fonctionnalités de vote sont les plus exploités avec l’utilisation du vote par correspondance et du vote en séance.
Il lui est également possible de gérer ses convocations, ses résolutions / son ordre du jour, ses modalités de vote (quorum, majorité et élection) et le vote par correspondance...
En fin de paramétrage, L’AIVP a pu envoyer ses convocations dans les délais légaux puis accéder à un module de pilotage.
Après l'envoi des convocations / invitations à la réunion, l'organisateur a pu gérer les pouvoirs, la communication avec les participants via des campagnes d'e-mailing, consulter l’évolution des votes ainsi que gérer toutes les demandes faites par les participants, que ce soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.
Une fois le jour de l’AG, les participants sont invités à rejoindre la plateforme Nüag et à voter les différentes résolutions. Cette AG peut se tenir aussi bien en présentiel qu’en distanciel ou hybride. En effet, Nüag privilégie un système de vote électronique simple et efficace combiné à des relations et des échanges plus humains en présentiel.
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
La fonction duplicata de réunion permet de faire gagner du temps aux organisateurs en réutilisant les paramétrages d’une réunion préalablement créée!
Le compte organisateur permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.
L’AIVP utilise donc Nüag tant pour le module secrétariat général (paramétrage), que pour sa plateforme de vote électronique, alliant simplicité, flexibilité et sécurité. C’est en effet dans une optique de gagner du temps sur l’organisation et la gestion de sa gouvernance que L’AIVP utilise Nüag.
« L’agilité de l’équipe à prendre en compte une demande et proposer une solution adaptée »
