Grâce à Nüag et sa solution d’assemblée générale et de votes électroniques, les SCOP (sociétés coopératives) Agdatahub et Api-Agro ont choisi de digitaliser sous format numérique leurs instances de gouvernance. Découvrez comment elles y sont parvenues grâce aux 3 modules de la plateforme Nüag.
La plateforme API-AGRO propose un catalogue des données de référence provenant de sources hétérogènes des filières agricoles.
Initiative issue du monde agricole, API-AGRO a pour but d’interconnecter et d’en fédérer les acteurs, publics et privés, autour d’une plateforme technologique indépendante, afin de développer les innovations portant la vision d’une agriculture performante et responsable.
Fort d’un écosystème de partenaires et d’actionnaires très représentatif du monde agricole, API-AGRO représente des milliers d’acteurs du secteur en France et en Europe.
Agdatahub est un opérateur européen de plateformes de consentements et d’échanges de données dont l’ambition est d’accompagner le secteur agricole dans une transition numérique équitable et durable.
Créé par les acteurs du secteur pour répondre aux besoins des producteurs agricoles et des filières, Agdatahub opère une infrastructure technologique mutualisée et souveraine pour accompagner la transformation numérique du secteur agricole français et européen.
Api-Agro et Agdatahub ont fait appel à Nüag dans le but de digitaliser leur gouvernance et de simplifier leurs prises de décision lors des réunions statutaires, notamment l’assemblée générale.
En 2021, ces 2 SCOP ont ainsi pu tenir leurs assemblées générales ordinaires en 100% distancielles sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles. Avec Nüag, toutes les informations et les preuves techniques sont conservées dans une durée légale pour garantir sécurité, sincérité et authenticité.
L’assemblée générale s’est déroulée sous le format de vote électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires d’Api-Agro et Agdatahub (Quorum, majorité).
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur (ici Sébastien Picardat, DG et CEO d’Api-Agro et d’Agdatahub) trois modules regroupant un ensemble de fonctionnalités :
Le module de paramétrage permet à un organisateur de configurer, grâce à différentes fonctions, l’ensemble des modalités de gouvernance inscrit dans les statuts. Dans le cas d’API-Agro et d’Agdatahub, la fonction gestion des collèges a été d’une grande aide, en particulier dans la gestion des votes et du dépouillement. Les collèges représentent des catégories de votants. API-Agro et Agdatahub ont ainsi pu limiter le droit de vote de participants à certaines résolutions uniquement.
Le module de paramétrage permet aussi de :
Sur la plateforme, la préparation et la génération des convocations sont automatisées grâce aux outils numériques de Nüag. Ils permettent également de les personnaliser avec l’aide d’un assistant rédactionnel.
Avec la plateforme Nüag, Api-Agro et Agdatahub ont aussi pu attribuer des droits de votes aux personnes invitées à la séance. Ils ont indiqué le nombre de voix de chaque participant, précisé s’il s’agissait d'un spectateur sans droit de vote ou encore si le votant représentait une ou plusieurs personnes morales. Mais ce n’est pas tout ! Les deux associations ont pu gagner du temps en intégrant un fichier tableur directement dans la plateforme pour importer tous leurs participants en une seule fois.
L'ordre du jour d’une réunion est découpé en résolutions qui peuvent être soumises indépendamment au vote. La plateforme Nüag a permis à Api-Agro et Agdatahub de paramétrer chacune de leur résolution simplement en renseignant le quorum, le type d’élections, la majorité… Cela a donc été un gain de temps et de praticité d’utiliser un seul outil qui regroupe toutes les modalités de votes d’une assemblée générale.
En fin de paramétrage, Api-Agro et Agdatahub ont pu envoyer les convocations et permettre aux participants de voter par correspondance. Ouvert sur une durée de temps définie, le vote par correspondance permet à chaque participant de prendre connaissance des documents liés à chaque résolution et de voter en ligne dans un espace sécurisé. Le dépouillement des votes est réalisé à la date de clôture indiquée par l’organisateur.
Ces différentes étapes de paramétrage ont ensuite permis à Api-Agro et Agdatahub de passer au module suivant :
Après l'envoi des convocations/invitations à la réunion, les organisateurs peuvent suivre l’avancement de la participation et relancer les personnes qui n’ont pas encore voté via les campagnes d’emailing intégrées à la plateforme Nüag. Les 2 associations ont aussi pu gérer les pouvoirs et optimiser l’implication des participants avec ces outils. Enfin, les statistiques de vote ainsi que toutes les demandes faites par les participants sont consultables soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.
À la suite du paramétrage et du pilotage, les 2 SCOP ont pu clôturer simplement leur AG grâce au dernier module :
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
La fonction duplicata de réunion permet de faire gagner du temps aux organisateurs en réutilisant les paramétrages d’une réunion préalablement créée !
Le compte organisateur permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.
Api-Agro et Agdatahub utilisent, Nüag tant pour sa plateforme de secrétariat général, dans une optique de gagner du temps sur l’organisation de sa gouvernance que pour son outil de vote électronique, alliant simplicité, flexibilité et sécurité.
« Nüag, un outil clé en main permettant l'organisation et la tenue de réunions statutaires de A à Z. L'utilisation est d'autant plus agréable et rassurante, grâce à l'accompagnement humain et réactif de la part des équipes de Nüag. Je recommande vivement ! »
