L’association CRCC organise son assemblée générale avec Nüag. Grâce à une plateforme en ligne, elle a pu mettre en place un vote électronique en invitant les participants à voter en ligne par correspondance ou le jour même de l’assemblée générale.
La Compagnie Régionale des Commissaires aux Comptes de Versailles et du Centre représente, défend les intérêts de la profession et couvre 10 départements.
Cela représente un bassin de près de 50 000 km², 7 millions d'habitants, 144 villes de plus de 10 000 habitants, 469 174 entreprises et 162 595 associations.
La CRCC de Versailles et du Centre, déploie des solutions innovantes au service de ses membres. Ceci en vue de garantir un commissariat aux comptes de qualité, source de valeur ajoutée pour les entités contrôlées et de confiance pour les acteurs économiques.
Depuis le 1er novembre 2021, une nouvelle présidence a été élue avec Florent BURTIN Président et Philippe VINCENT (Premier Vice-Président).
La CRCC a utilisé Nüag dans une optique de digitaliser sa gouvernance et simplifier les prises de décision lors de ses réunions statutaires, notamment lors de l’assemblée générale. Dans ce contexte, la CRCC de Versailles et du Centre a pu, grâce à Nüag, organiser son assemblée générale 2021 en 100% distanciel sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles.
Nüag a permis la tenue des votes sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de la CRCC de Versailles et du Centre (Quorum, majorité). Le tout au sein d’une visioconférence capable d’intégrer un module de vote dynamique pour une expérience clé en main tant pour l’organisateur que pour le participant.
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag a fortement facilité l’organisation de l’assemblée générale en mettant à disposition de l’organisateur (ici, Alexandra Chatelet, assistante du Président et du Premier Vice-Président de la CRCC de Versailles et du Centre) trois modules regroupant un ensemble de fonctionnalités.
Le module de paramétrage permet à l’organisateur de refléter l’ensemble des modalités de gouvernance inscrites dans ses statuts, aux seins des différentes sections de paramétrage. Dans le cas de la CRCC de Versailles et du Centre, la gestion d’une AG en ligne via visioconférence a permis de tenir les votes en temps réel en séance lors de l’assemblée générale.
Il lui a également été possible de gérer ses convocations, ses participants, ses résolutions / son ordre du jour, ses modalités de vote (quorum, majorité et élection)...
En fin de paramétrage, la CRCC de Versailles et du Centre a pu envoyer ses convocations dans les délais légaux puis accéder à un module de pilotage.
Après l'envoi des convocations / invitations à la réunion, l'organisateur a pu gérer les pouvoirs, la communication avec les participants via des campagnes d'e-mailing, consulter les statistiques ainsi que toutes les demandes faites par les participants, que ce soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
1/ Le mode duplicata de réunion pour gagner du temps de mois en mois et d'année en année.
2/ Ainsi que le compte organisateur qui permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.
La tenue des votes s’est déroulée sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de l’association la CRCC (Quorum, majorité).
Deux fonctionnalités clés ont permis à l’association CRCC de réussir pleinement cette assemblée générale en ligne.
La visioconférence permet, tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. L’organisateur peut gérer l’ensemble de ses contraintes directement au sein de la visioconférence (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération).
Le participant lui peut accéder à son module de vote et voter tout au long de l’assemblée générale. Il peut également demander la parole ou poser ses questions dans un chat. Les résultats s’afficheront en temps réels sur son écran à la clôture du vote. Si le participant vote pour le compte de pouvoir, une fonctionnalité lui permettra de voter en une seule fois ou de manière découplée s’il souhaite refléter des votes différents.
Mis à disposition des organisateurs, l’accompagnement des équipes Nüag permet à l’organisateur de prendre en main l’outil d’AG en ligne et de configurer pas à pas son assemblée générale. L’équipe restera disponible tout le long de l’organisation et de la tenue de l’AG en ligne.
La CRCC de Versailles et du Centre utilise donc Nüag d’une part pour son outil de secrétariat général, dans une optique de gagner du temps sur l’organisation de sa gouvernance, et d’autre part pour sa plateforme de vote électronique intégrant une visioconférence, pour des votes en séance et des résultats en temps réels.
« Une bonne expérience que je renouvèlerai sans hésiter avec vous car le tchat en direct est très appréciable en plus d'une équipe professionnelle et réactive. »
