Pour organiser son vote électronique, Ethiquable a choisi Nüag. Les convocations et tous les autres processus de gouvernance ont pu être gérés par l’association au sein d’une seule et même plateforme.
Ethiquable est une SCOP (Sociétés coopératives). Les salariés d'Ethiquable, sont les seuls actionnaires de l'entreprise. Ils sont agréés entreprises solidaires d’utilité sociale. Depuis 17 ans, ils agissent en faveur d'un commerce équitable engagé et soutiennent l'agriculture paysanne bio avec 80 coopératives de petits producteurs partenaires.
Leurs projets de commerce équitable ont un impact direct pour 48 990 producteurs dans 27 pays. Chacun de leurs produits équitables et bio est issu d'un seul terroir, d’une seule organisation avec laquelle nous avons identifié un projet de développement et d’autonomisation. Nous accompagnons sur le terrain les producteurs pour réaliser ces projets de commerce équitable.
L’une des premières raisons découle du statut de Scop d’Ethiquable, particulièrement adapté à la plateforme Nüag. En effet les Scop adorent Nüag pour sa simplicité d’utilisation et les différentes fonctionnalités proposées tel que le paramétrage des collèges.
Les Scop sont des sociétés coopératives très intéressantes d’un point de vue gouvernance. C’est une combinaison entre une entreprise dans le sens où il y a des actionnaires (souvent les salariés eux-mêmes) mais aussi une coopérative sur le plan du partage de la valeur et de la mise en commun de frais de structure pour un écosystème précis. Du point de vue des instances de gouvernance, une assemblée générale ordinaire doit être tenue tous les ans. Ces assemblées générales au sein des Scop sont souvent complexes de par leurs gouvernances collégiales.
Les assemblées générales (AG) ou instances de gouvernances intègrent une notion de collège différente d’une assemblée générale à l’autre tant sur la structure des votes et du calcul de résultat des votes que celles des participants. La gouvernance collégiale permet ainsi d’organiser le fonctionnement d’une organisation de manière plus horizontale, intégrant plusieurs périmètres, le plus souvent par compétence. On retrouve en effet ce type de structure de gouvernance dans les associations, les coopératives, les sociétés coopératives (Scop), les fédérations…
- Assemblée collégiale simple : Ce type d’assemblée s’articule autour de plusieurs mini AG pour chaque résolution. Chaque résolution est paramétrable, regroupant les participants dans des groupes appelés collèges. Chaque participant au sein d’un collège a le même droit de vote.
- Assemblée collégiale à pondération par participant : Ce type d’assemblée est similaire au fonctionnement de l’« assemblée collégiale simple » avec possibilité de distribuer des droits de vote différents au sein des collèges et pour pondérer les votes en fonction des participants
- Assemblée collégiale à représentativité par collège : Ce type d’assemblée est similaire au fonctionnement de l’« assemblée collégiale simple », avec possibilité de distribuer des droits de vote aux niveaux des collèges. Cela permet de sur pondérer un collège versus un autre dans le vote d’une résolution.
Vous le comprendrez vite, la gestion d’une structure collégiale quand il s’agit d’organiser une assemblée générale en ligne avec des votes électroniques est lourde et complexe en termes d’organisation. C’est d’ailleurs pour cela qu’Ethiquable est l’un de nos clients les plus fidèles et les plus récurrents. Nüag lui permet en effet de simplifier toute sa gouvernance de sa structure de collège, à la gestion des résultats de vote en ligne en passant par le paramétrage des résolutions de vote en ligne et la gestion des participants et de leurs droits de vote.
Dans ce contexte, Ethiquable a utilisé Nüag dans une optique de digitaliser sa gouvernance et de simplifier les prises de décision lors des réunions statutaires, notamment l’assemblée générale.
Ethiquable a pu grâce à Nüag, tenir son assemblée générale ordinaire 2021 mais aussi celle de 2020 en 100% distanciel sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles.
Cela a permis la tenue des votes sous un format 100% numérique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de Ethiquable (Quorum, majorité).
Au-delà des assemblées générales ordinaires, Ethiquable va plus loin et utilise la plateforme Nüag de manière récurrente pour des assemblées générales extraordinaires.
Deux autres fonctionnalités clés ont permis à Ethiquable de réussir pleinement cette transformation vers une gouvernance plus flexible et digitale de ses instances de gouvernance :
La visioconférence permet tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. En effet, l’organisateur peut gérer l’ensemble de ses contraintes directement au sein de la visioconférence (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération). Le participant lui peut accéder à son module de vote et voter en ligne au fil de l’eau. Il pourra également demander la parole ou poser ses questions dans un chat. Les résultats s’afficheront en temps réels sur son écran à la clôture du vote. Si le participant vote pour le compte de pouvoir, une fonctionnalité lui permettra de voter en une seule fois mais également de manière découplée s’il souhaite refléter des votes différents.
Cette fonctionnalité permet au président d'importer et signer et archiver le PV d’AG directement dans l’espace documentaire de l’organisation Ethiquable.
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite aussi fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur (ici Marielle Mont, contrôleur de gestion, direction administrative et financière chez Ethiquable) quatre modules regroupant un ensemble de fonctionnalités.
Le module de paramétrage permet à l’organisateur de refléter l’ensemble des modalités de gouvernance inscrites dans ses statuts, aux seins des différentes sections de paramétrage. Dans le cas d'Ethiquable, la gestion du fichier participant en mode dynamique avec notre équipe accompagnement a permis d’intégrer sur la plateforme la bonne personne au sein de la personne morale (ici une mutuelle). En effet, une première personne est bien souvent désignée mais donne ensuite pouvoir à un collègue de son équipe.
Il est également possible de gérer ses convocations, ses résolutions / son ordre du jour, ses modalités de vote (quorum, majorité et élection) et le vote par correspondance...
En fin de paramétrage, Ethiquable a pu envoyer ses convocations dans les délais légaux puis accéder à un module de pilotage.
Après l'envoi des convocations / invitations à la réunion, l'organisateur pourra gérer les pouvoirs, la communication avec les participants via des campagnes d'e-mailing, consulter les statistiques ainsi que toutes les demandes faites par les participants que ce soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.
Une fois le jour de l’AG, les participants sont invités à rejoindre la plateforme Nüag et à voter les différentes résolutions. Cette AG peut se tenir aussi bien en présentiel qu’en distanciel ou hybride. En effet, Nüag privilégie un système de vote électronique simple et efficace combiné à des relations et échanges plus humains en présentiel.
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
La fonction duplicata de réunion permet de faire gagner du temps aux organisateurs en réutilisant les paramétrages d’une réunion préalablement créée !
Le compte organisateur permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.
Ethiquable utilise donc Nüag tant pour son outil de secrétariat général, dans une optique de gagner du temps sur l’organisation de sa gouvernance, que pour sa plateforme de vote en ligne, alliant simplicité, flexibilité et sécurité.
« C'est un outil simple d'utilisation, facile de paramétrage et intuitif pour les votes à distance. Le support est toujours disponible, efficace et sympathique »
