L’association La French Tech a choisi Nüag pour organiser sa première assemblée générale en ligne. La fonction de vote électronique a permis à l’association de digitaliser ses instances de gouvernance simplement.
La French Tech existe grâce à celles et ceux qui la constituent partout dans le monde. Les acteurs de l’innovation qui s’en réclament, et les équipes qui font vivre le mouvement.
Un mouvement qui se dessine à travers la France et ses régions, mais aussi de par le monde. Il se constitue d’un vaste réseau de 13 capitales et 38 communautés French Tech en France et 48 communautés French Tech implantées dans près de 100 villes à l’international. Tous les jours, elles donnent l’impulsion à leur écosystème local, elles s’engagent et font avancer la French Tech.
La French Tech est une initiative entrepreneuriale de portée mondiale, qui contribue à faire de la France un pays où les start-up peuvent naître, croître et devenir des entreprises florissantes capables d’avoir un impact positif.
Éric Pierrel revient sur son expérience d’utilisation de Nüag lors de l’assemblée générale de la French Tech in The Alps le 22 septembre 2020, en soulignant les avancées que permet cette solution en termes de gouvernance et de vote électronique. Les règles du jeu changent en effet avec le vote électronique à distance, et Eric Pierrel considère à ce titre qu’il apporte davantage de démocratie dans les assemblées générales, en particulier pour les associations par rapport aux votes par bulletins secrets.
Le principal intérêt de Nüag pour la French Tech in the Alps était de recourir à des fonctionnalités garantissant sécurité et conformité au sein d’une seule et même plateforme. Éric Pierrel considère ainsi avoir utilisé une solution fluide et ergonomique ; et qui plus est à un prix attractif.
Il reconnaît un gain de temps inestimable sur la gestion des votes électronique, notamment grâce à aux fonctionnalités de vote en ligne par correspondance et la gestion des pouvoirs. La plateforme permettant également l’édition d’un brouillon de procès-verbal en reprenant, de façon automatisée, les résultats de vote électronique et les participants. Dans ce sens, la clôture de l'assemblée générale en a été facilitée tant sur le procès-verbal d'assemblée générale avec le module de rédaction que sur les fonctionnalités d’extraction des résultats (rapport de vote, feuille d'émargement). Une signature électronique est également disponible pour signer électroniquement le procès-verbal d'assemblée générale. D’autres rapports sont également accessibles comme la feuille de présence / feuille d’émargement ou le rapport d’audit des votes.
À travers de nombreux retours positifs, les participants ont notamment salué l’ergonomie de la solution et la fluidité de son utilisation. Pour Eric Pierrel la fonction e-mailing permettant l’envoi des convocations et des rappels est un vrai avantage pour communiquer avec les participants. En d’autres termes, c’est l’ergonomie globale de l’outil qui est l’élément clé de la proposition de valeur de Nüag, ergonomie qui assure une prise en main intuitive et facilité de tous les utilisateurs, organisateurs comme adhérents.
« Une solution dont la grande ergonomie a été la clé de la réussite de notre assemblée générale en ligne, et une équipe d’interlocuteurs Nüag très réactive et à nos côtés ». Éric Pierrel
Il souligne également que l'équipe accompagnement de Nüag a su être extrêmement réactive et à l’écoute des remontées clients. À leur grande disponibilité s’est ajoutée leur réactivité, certaines modifications ayant été prises en compte parfois du jour au lendemain.
Une belle expérience, qui a été reconduite sur 2021 sans aucun problème et à mener à un partenariat. Grâce à Nüag, French Tech in the Alps digitalise l’ensemble de ses process métiers liés à l’organisation et la tenue de son assemblée générale. Son assemblée générale a été tenue 100% en ligne. Cela permet aux participants une flexibilité totale tant sur la partie vote électronique que sur leurs modes de présence (présentiel ou distanciel). Cela facilite aussi grandement les prises de décision et l’agilité l’association.
Dans ce contexte, French Tech in the Alps a pu grâce à Nüag, tenir ses assemblées générales 2020 et 2021 en 100% distanciel sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles. En 2020, un format vote électronique avec visioconférence a été choisi en raison de la situation sanitaire (AG Covid).
Retrouvez ici les différents formats proposés par Nüag : https://www.nuag.fr/solutions/formats-seances
L’assemblée générale hybride deviendra la norme selon Nüag. En effet pas question de remplacer l’assemblée générale en présentiel, souvent moment de partage et de convivialité.
Cela a permis la tenue des votes sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement des votes électroniques en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de l’association French Tech in the Alps (Quorum, majorité).
La visioconférence permet tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. L’organisateur peut gérer l’ensemble de ses contraintes directement au sein de la visioconférence (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération visioconférence).
Le participant lui peut accéder à son module de vote et voter tout au long de l’assemblée générale. Il peut également demander la parole ou poser ses questions dans un chat. Les résultats s’afficheront en temps réels sur son écran à la clôture du vote. Si le participant vote pour le compte de pouvoir, une fonctionnalité lui permettra de voter en une seule fois ou de manière découplée s’il souhaite refléter des votes différents.
Mis à disposition des organisateurs, l’accompagnement des équipes Nüag permet à l’organisateur de prendre en main l’outil d’AG en ligne et de configurer pas à pas son assemblée générale. L’équipe restera disponible tout le long de l’organisation et de la tenue de l’AG en ligne.
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite aussi fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur (ici Eric Pierrel, Président de la mission French Tech in the Alps) trois modules regroupant un ensemble de fonctionnalités :
Le module de paramétrage permet à l’organisateur de refléter l’ensemble des modalités de gouvernance inscrites dans ses statuts, au sein des différentes sections de paramétrage. Dans le cas de l’association French Tech in the Alps les fonctionnalités de vote sont les plus exploitées avec l’utilisation du vote par correspondance et du vote en séance.
Il est également possible de gérer ses convocations, ses résolutions / son ordre du jour, ses modalités de vote (quorum, majorité et élection) et le vote par correspondance...
En fin de paramétrage, French Tech in the Alps a pu envoyer ses convocations dans les délais légaux puis accéder à un module de pilotage.
Après l'envoi des convocations / invitations à la réunion, l'organisateur a pu gérer les pouvoirs, la communication avec les participants via des campagnes d'e-mailing. Il a également pu consulter les statistiques ainsi que toutes les demandes faites par les participants, que ce soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.t mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
Avec Nüag, l’organisateur à la possibilité de sauvegarder et de dupliquer les paramétrages de ses réunions successives pour gagner du temps de mois en mois et d'année en année.
Le compte organisateur est une fonctionnalité Nüag qui permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.
La French Tech in the Alps utilise donc Nüag tant pour le module secrétariat général (paramétrage), que pour sa plateforme de vote électronique, alliant simplicité, flexibilité et sécurité. C’est en effet dans une optique de gagner du temps sur l’organisation et la gestion de sa gouvernance que French Tech in the Alps utilise Nüag.
« Les règles du jeu changent avec le vote à distance. Témoignant de notre expérience réussie avec Nüag, nous voyons en cette solution une avancée en terme de gouvernance et démocratisation »
