La SCOP Occitanie Pyrénées a organisé son assemblée générale en ligne avec Nüag. L’association a bénéficié de la plateforme Nüag pour envoyer les convocations et piloter son assemblée générale.
L'Union Régionale des Scop Occitanie Pyrénées est une fédération interprofessionnelle regroupant les Sociétés coopératives de la Région Occitanie :
Actrices de proximité, elles mettent en œuvre, au plus près des territoires, la stratégie du Mouvement et soutiennent les coopératives à toutes les étapes de leur existence.
Dominique Mazingue revient sur son expérience avec Nüag, à l’occasion de sa seconde assemblée générale en tant que votante sur la plateforme Nüag, le 10 décembre 2020. C’était également pour elle une grande première, car auparavant simple utilisatrice, elle endossait cette fois-ci la responsabilité d’organisatrice de l’assemblée générale (responsabilité précédemment confiée au service communication de l’Urscop) et son déroulement tant sur le plan animation que juridique.
L’intérêt de la solution Nüag pour l’union régionale des Scop Occitanie était d’organiser une assemblée générale à distance, juridiquement conforme et capable de remplacer la tenue des votes papiers traditionnellement opérés en présentiel vers un vote électronique. L’enjeu était également de trouver une solution intuitive, simple à paramétrer et facile d’utilisation non seulement pour les organisateurs, mais également pour les adhérents.
Dominique Mazingue reconnaît que le choix Nüag a permis un gain de temps considérable sur la gestion des convocations d’assemblée générale et des retours sur la présence ou non des adhérents. Elle estime ainsi à 30% le temps gagné sur la préparation et 50 à 75% le temps gagné sur la tenue de l’assemblée générale elle-même, les assemblées générales se tenant habituellement en présentiel et sur deux jours complets, ce qui engendre également dans ce cas des frais d’hébergement qui ont pu être économisés avec la tenue d’une l’assemblée générale en ligne.
La fonctionnalité d’envoi des convocations par e-mailing est apparue comme particulièrement utile et a permis de réduire les lourdeurs administratives et les erreurs pouvant avoir un impact juridique, d’où un gain de temps comparativement aux invitations écrites précédemment imprimées et mises sous pli à la main, puis envoyées par courrier. L’e-mailing permet également une traçabilité et une gestion simplifiée des relances et de la communication amont avec les participants. Cette fonctionnalité de relance par e-mail intègre de nombreux filtres permettant à l’organisateur de segmenter et de sélectionner seulement une certaine catégorie de participants. Par exemple, les participants n’ayant pas encore voté.
D'autres fonctionnalités de Nüag sont hautement appréciées comme la fluidité et la rapidité de dépouillement des votes, l’affichage des résultats de vote en temps réel et le suivi des délibérations.
Grâce à Nüag, l’Union Régionale des SCOP Occitanie Pyrénées a pu digitaliser l’ensemble de ses process métiers liés à l’organisation et la tenue de ses assemblées générales.
Elles ont été tenues 100% en ligne. Cela a permis aux participants une flexibilité totale tant sur la partie vote électronique que sur leurs modes de présence (présentiel ou distanciel), facilitant aussi grandement les prises de décision et l’agilité de la fédération.
Dans ce contexte, l’Union Régionale des SCOP Occitanie Pyrénées a pu grâce à Nüag, tenir son assemblée générale 2020 et 2021 en 100% distanciel sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles. En 2020 et 2021, un format vote électronique avec visioconférence a été choisi en raison de la situation sanitaire (AG Covid).
Cela a permis la tenue des votes sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement des votes électroniques en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de la fédération Union Régionale des SCOP Occitanie Pyrénées (Quorum, majorité).
La visioconférence permet tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. L’organisateur peut gérer l’ensemble de ses contraintes directement au sein de la visioconférence (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération).
Le participant lui peut accéder à son module de vote et voter tout au long de l’assemblée générale. Il peut également demander la parole ou poser ses questions dans un chat. Les résultats s’afficheront en temps réels sur son écran à la clôture du vote. Si le participant vote pour le compte de pouvoir, une fonctionnalité lui permettra de voter en une seule fois ou de manière découplée s’il souhaite refléter des votes différents.
Mis à disposition des organisateurs, l’accompagnement des équipes Nüag permet à l’organisateur de prendre en main l’outil d’AG en ligne et de configurer pas à pas son assemblée générale. L’équipe restera disponible tout le long de l’organisation et de la tenue de l’AG en ligne.
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite aussi fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur (ici Dominique Mazingue, Responsable administrative et financière de l’Union Régionale des SCOP Occitanie Pyrénées) trois modules regroupant un ensemble de fonctionnalités.
Le module de paramétrage permet à l’organisateur de refléter l’ensemble des modalités de gouvernance inscrites dans ses statuts, au sein des différentes sections de paramétrage. Dans le cas de l’association Union Régionale des SCOP Occitanie Pyrénées les fonctionnalités de vote sont les plus exploitées avec l’utilisation du vote par correspondance et du vote en séance.
Il est également possible de gérer ses convocations, ses résolutions / son ordre du jour, ses modalités de vote (quorum, majorité et élection) et le vote par correspondance...
En fin de paramétrage, l'Union Régionale des SCOP Occitanie Pyrénées a pu envoyer ses convocations dans les délais légaux puis accéder à un module de pilotage.
Après l'envoi des convocations / invitations à la réunion, l'organisateur a pu gérer les pouvoirs, la communication avec les participants via des campagnes d'e-mailing, consulter l’évolution des votes ainsi que gérer toutes les demandes faites par les participants que ce soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
1/ Le mode duplicata de réunion pour gagner du temps de mois en mois et d'année en année.
2/ Ainsi que le compte organisateur qui permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.
Union Régionale des SCOP Occitanie Pyrénées utilise donc Nüag tant pour le module secrétariat général (paramétrage), que pour sa plateforme de vote électronique, alliant simplicité, flexibilité et sécurité. C’est en effet dans une optique de gagner du temps sur l’organisation et la gestion de sa gouvernance que l'Union Régionale des SCOP Occitanie Pyrénées utilise Nüag.
