Le numérique au service de l’assemblée générale présentielle
Une problématique organisationnelle
Comment passer au vote électronique tout en conservant des formats de réunions statutaires en présentiel ? Après la crise sanitaire, voici la question que de nombreux organisateurs de réunions statutaires se sont posée. À l’ère de la digitalisation, l’organisation des instances de gouvernance évolue et tend aujourd’hui à adopter un nouveau format, celui du numérique. D’abord contraintes par la crise du Covid-19, de nombreuses entreprises ont par la suite décidé de garder une solution de vote électronique pour organiser leurs assemblées générales.
La digitalisation de la gouvernance permet aux équipes dirigeantes de mettre en place des outils innovants, simples et performants. Reconnaissants le gain de temps et de praticité offerts par ces nouvelles technologies, les organisateurs d’assemblées générales, notamment dans le monde de l’économie sociale et solidaire (association, coopérative, scoop, scic, fédération et mutuelle) sont de plus en plus séduits et convaincus par ces nouveaux outils. Cependant, de nombreuses organisations opposent le numérique et le présentiel.
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La solution du numérique
Chez Nüag, nous considérons que le numérique est au service de l’humain. Il doit s’adapter et simplifier des tâches souvent chronophages sans remettre en cause ou limiter le choix du format décidé par l’organisateur. Comme chaque année, un grand nombre d’associations, coopératives, fédérations ou mutuelles organisent leur assemblée générale en présentiel.
C’est un moment fort de convivialité et de partage qui permet de faire le point sur l’année passée et sur les projets à venir. Cependant, au-delà de l’aspect évènementiel, l’organisateur doit faire face à plusieurs obligations statutaires. Des convocations aux votes tout en passant par le calcul des résultats (dépouillement), la gestion des pouvoirs, le quorum et la rédaction du PV d’AG... Alors est-il possible d’allier l’efficacité du numérique avec un événement en présentiel ?
4 types d’enjeux pour l’organisateur d’une assemblée générale AG en présentiel
1/ La convocation des participants
L’action de convoquer un participant à une assemblée générale est souvent source de difficultés. Aujourd’hui les participants à une assemblée générale sont le plus souvent convoqués par email.
Les convocations papiers deviennent plus rares. Elles sont utilisées dans deux cas de figure :
- L’organisateur n’a pas les emails mais les adresses postales ;
- Le participant n’a pas d’email.
L’organisateur est souvent confronté à gérer en parallèle les convocations par email et les convocations par voie postale. Dans le cas où l’organisateur peut gérer à 100% via email, la problématique de recevabilité de ces emails se pose. A-t-il bien reçu sa convocation ? Si oui, d’autres questions arrivent ensuite sur le participant : Vient-il à l’assemblée générale ? Donne-t-il pouvoir ? Si oui, à qui ?
Toutes ces réponses sont souvent difficiles à obtenir pour un organisateur. Pour peu que le participant soit une personne morale, l’exercice devient alors encore plus compliqué avec des convocations envoyées sur des emails génériques ne permettant pas d’identifier précisément qui est le votant au sein de la structure.
En lien avec les convocations, l’organisateur se trouve souvent en difficulté pour suivre les réponses et relancer les participants en ne ciblant que les participants n’ayant pas répondu. D'autant plus que les convocations doivent respecter des délais légaux bien précis sous peine de remettre en cause la validité d’une assemblée générale et du résultat des votes.
La solution de Nüag : L'utilisation d'un outil de mailing adapté permettant l'envoi de convocation par email et par courrier (si besoin), intégrant un système de traçabilité et de relance ciblé en fonction de qui fait quoi comme action après réception.
>> Découvrez comment Nüag simplifie l'envoi de convocations grâce à son module organisateur
2/ Faire l’émargement en amont et le jour J
L’émargement qui est souvent lié à la création de la feuille de présence dans le vocabulaire de l’assemblée générale est également un casse-tête pour l’organisateur. Surtout dans un contexte organisationnel d’assemblée générale en présentiel où l’organisateur souhaite savoir qui sera présent le jour J.
Dans des cas plus complexes, notamment pour des assemblées générales d’association ou de fédération, vous pourrez choisir les participants qui ont le droit de voter : les participants présents, les participants à distance ou tout le monde. Dans ce cas, l’émargement devient encore plus primordial et nécessite d’être lié au droit de vote des participants pour activation ou pas.
De manière plus générale, l’émargement est souvent important pour un organisateur et cela pour plusieurs raisons d’ordre légal et logistique :
- Sur l’aspect légal : en cas de quorum et de vote en séance, l’émargement lui permet en effet de savoir s’il y a ou aura assez de participants présents pour voter les résolutions. L’organiseur est également souvent dans l’obligation d’identifier et attester de la bonne présence des participants afin d’émettre en fin d’assemblée générale une feuille de présence (papier avec signature ou digital).
- Sur l’aspect logistique : un émargement permet aussi à l’organisateur de mieux anticiper les besoins d'organisation pratique (salle, réception...) pour des assemblées générales en présentiel.
La solution de Nüag : Un outil d'émargement intégré directement à la base de participant. Cela permet à l'organisateur de réceptionner les réponses de présence dès la convocation. Le jour J, la personne peut présenter sa convocation ou donner son nom/prénom pour être enregistrée comme présente.
>> Découvrez comment Nüag automatise l'émargement et la création des feuilles de présence avec le module organisateur
3/ Tenir les votes et obtenir les résultats
Après les convocations et l’émargement, l’organisateur en arrive à la problématique centrale d’une assemblée générale. Comment faire voter mes participants lors de mon assemblée générale en présentiel ? L’organisateur a plusieurs options, à chacune ses avantages et ses inconvénients :
- Vote à main levée
- Vote papier
- Vote par déduction (qui est contre ?)
- Vote par boîtier
- Ou vote électronique…
Cela dépend aussi beaucoup de la complexité du vote et de son enjeu. Par complexité et enjeu, nous parlons ici de gouvernance collégiale, de vote panaché, de gestion des pouvoirs, de l’élection d’un président ou d’un conseil d’administration dans le cas d’une assemblée générale d’association, coopérative ou fédération…
Pour l’organisateur d’une assemblée générale, en particulier pour les associations, coopératives et fédérations qui ont souvent un grand nombre de participants, le défi réside dans la collecte, le dépouillement et l’archivage des votes.
- La collecte peut être une tâche très chronophage. Dans le cas inverse, s’il n’y a pas assez de votes, le quorum (s’il y en a un) peut ne pas être atteint.
- Le dépouillement est encore plus problématique et encore plus consommateur de temps sur les différentes méthodes de calcul possible. Il y a souvent aussi des possibilités d’erreurs.
- L’archivage est souvent réduit au procès-verbal d’assemblée générale (PV d’AG) qui atteste des résultats sans pouvoir revenir sur les votes pour vérification.
La solution de Nüag : La mise en place d'un vote électronique qui permet au participant de voter à la fois par correspondance (en amont de l'assemblée générale) s'il ne peut pas venir ou alors voter le jour J en séance sur son téléphone. Au moment de la clôture, l'organisateur et les participants reçoivent les résultats en temps réel.
4/ Rédiger le procès-verbal (PV d’Ag) et archivage
Une fois l’assemblée générale terminée, l’organisateur a l’obligation de rédiger le procès-verbal et de le faire signer à qui de droit en fonction du type de l’organisation. D’autres documents peuvent accompagner le PV d’AG comme la feuille de présence et le rapport d’audit des votes.
La solution de Nüag : L'utilisation un outil de génération et d'archivage de documents. Pour la feuille de présence et grâce à l'émargement, cela est automatisé. Pour le PV d'AG, il est possible de le rédiger et d'y injecter automatiquement les résultats puis de le signer électroniquement. Tous les documents sont ensuite préservés sur Nüag pendant la durée de conservation légale.
>> Découvrez ce module de clôture directement via une démonstration (30 min)
Pour conclure, combiner les avantages d’un vote électronique (sur téléphone ou tablette) et d’une réunion en présentiel est donc possible avec Nüag, l’assemblée numérique. Les formats de séance en ligne, en présentiel et en hybride permettent à l’organisateur de choisir le modèle qui lui convient le mieux. De nombreuses fonctionnalités comme la visioconférence ou encore le duplicata de réunion facilitent d’autant plus l’organisation de l’assemblée. Dans les prochaines années, les outils technologiques continueront d’évoluer et ce nouveau format hybride tendra de plus en plus à se généraliser par la souplesse et la flexibilité qu’il procure à un participant et à l’organisateur et d’assemblée générale d’association, de coopérative ou de fédération.
>> Découvrez comment organiser votre assemblée générale au format hybride.
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