La crise sanitaire a accéléré le besoin de repenser l’organisation du travail dans de nombreuses entreprises. Cette mutation progressive vient challenger également leurs modes de gouvernance. Paris&Co a donc fait appel à la solution Nüag fournie par la startup Thesaurio pour dématérialiser sa dernière assemblée générale.
Plusieurs semaines après la reprise, les entreprises continuent d’imaginer un « après » plus flexible, souvent hybride, entre présentiel et distanciel. Cette situation exceptionnelle sans précédent dans l’histoire a permis aux entreprises d’envisager de nouvelles solutions afin d’adapter au mieux leur mode de fonctionnement et notamment leur système de gouvernance. Paris&Co a ainsi fait appel à la startup Nüag, développée par la startup Thesaurio, pour dématérialiser sa dernière assemblée générale. « Nous avons pour ambition de garantir à nos administrateurs et nos différentes parties prenantes la plus grande transparence et une traçabilité exigeante pour nos instances. Le contexte actuel de travail à distance a accéléré la décision de se doter d’une solution permettant de dématérialiser l’ensemble du process de notre Assemblée Générale, d’organiser les échanges et votes en visio et de permettre aux membres de retrouver les rapports réglementaires et supports de présentation dans un coffre-fort numérique. Et pour rester conformes à notre volonté d’innovation continue, nous nous sommes naturellement tournés vers Thesaurio, développeur de la solution Nüag, startup incubée chez Paris&Co » explique Loïc Dosseur, directeur général de Paris&Co.
Assurer une transparence et une traçabilité parfaite à toutes les parties prenantes
Thesaurio, startup accompagnée par le Swave de Paris&Co, a développé une plateforme dédiée à la dématérialisation des instances de gouvernances (AG, comité d’administration, conseil de surveillance…). Véritable suivi « clé en main » de toutes les étapes d’une réunion d’instance de gouvernance depuis la préparation jusqu’à la diffusion du procès-verbal en passant par l’envoi des convocations, la solution peut s’adapter aux besoins de chaque organisateur afin de répondre à leurs spécificités de gouvernance comme la gestion des partenaires institutionnels, les dispositions statutaires uniques…
L’objectif de la startup est avant tout garantir le droit d’expression pendant une assemblée générale en mettant à disposition des participants différents moyens de participations comme un pré-vote en amont de l’AG, un système de vote en présentiel ou à distance en temps réel par visio. La simplicité d’utilisation permet aux organisateurs de se concentrer sur l’essentiel : le dialogue avec les participants et la prise de décision de leur organisation.
« L’avantage de la plateforme Nüag est la dématérialisation intégrale du process, depuis les convocations jusqu’au suivi des votes. Cela permet de sécuriser l’ensemble de la démarche et de fournir aux administrateurs une plateforme regroupant toute la documentation utile. Le fonctionnement est fort simple et suit le déroulé classique de préparation et de déroulement d’une Assemblée. La phase de préparation d’une instance est largement guidée et permet de ne rien oublier et de diffuser progressivement l’information vers les participants. Lors de l’Assemblée, les participants peuvent contribuer et les votes se font en ligne en toute confidentialité et sécurité. » indique Loïc Dosseur.
« Une Assemblée est une étape cruciale dans la vie d’une organisation, et sa dématérialisation fait apparaître certains enjeux inédits : coût, difficultés logistiques, craintes liées à la conformité, identité et sécurité du vote, adoption par les participants, etc… Pour faire face à ces nouveaux défis, Nüag apporte une réponse technologique moderne et efficace. » souligne Benjamin Souloumiac, CEO de Thesaurio.
La solution Nüag garantit une transparence totale du processus juridique en certifiant l’ensemble des actions ayant valeur légale comme le vote à l’aide de technologies de pointe telle que la blockchain. Des système d’identification « Know Your Customer » permettent également de renforcer la sécurité du vote à distance.
Repenser son système de gouvernance d’entreprise après la crise
La crise sanitaire a accéléré la prise de conscience des entreprises quant à la fragilité de leurs modèles de gouvernance. Nombreuses, parmi elles, ont été prises de court face aux mesures de confinement annoncées le 16 mars dernier et très peu avaient anticipé la dématérialisation de leurs procédures avec le passage de leurs collaborateurs en télétravail pour une durée indéterminée.
« C’est particulièrement vrai en matière de gouvernance : en France très peu de sociétés prévoient dans leurs statuts la dématérialisation de leur AG. Il s’agit de réunions aux processus papier très lourds et donc compliquées à dématérialiser de bout en bout. Ainsi beaucoup de sociétés, y compris des groupes côtés, ont organisé leur AG avec des actionnaires qui suivaient en temps réel les AG à huis-clos sans pouvoir voter, ce qui est une atteinte grave au principe de démocratie actionnariale. » signale Benjamin Souloumiac.
Beaucoup d’entreprises ont déjà commencé à adapter leurs modes d’organisation de travail. Elles vont également devoir adopter davantage de solution de dématérialisation afin d’être mieux préparées à ce type de risque notamment pour garantir le bon fonctionnement et le respect de leurs systèmes de gouvernance.
« Au-delà de la crise sanitaire c’est la mutation progressive de l’organisation du travail qui vient challenger la gouvernance des entreprises. Un outil comme Nüag est un allié précieux quand la rencontre physique n’est plus possible mais la dynamique d’échanges, les nécessaires contributions et débats sont appauvris par les freins liés à la visio. Les décisions sont plus mécaniques et la gouvernance perd de ce fait la richesse des apports individuels. Ma conviction est que nous devons rester vigilants à maintenir, tant que faire se peut, la rencontre entre les administrateurs d’une organisation tout en améliorant grâce à des outils comme Nüag la performance de ces instances » précise Loïc Dosseur.
La solution de Thesaurio permet en effet de concilier dématérialisation et respect des droits des actionnaires et notamment ceux des petits porteurs, en proposant une plateforme fiable, simple d’utilisation et accessible à distance.
« Nous sommes convaincus que la technologie doit être utilisée comme un vecteur de changement positif pour garantir une meilleure démocratie actionnariale. » affirme Benjamin Souloumiac.
Dans les prochains mois, la startup ambitionne d’étendre les fonctionnalités de la plateforme Nüag afin d’aller plus loin dans la conciliation des formats dématérialisées et présentiels, notamment pour les sociétés ayant un grand nombre d’actionnaires ou encore pour les copropriétés.
