Le numérique au service des séances en présentiel
Une problématique organisationnelle
D’abord contraintes par la crise du Covid-19, de nombreuses organisations ont finalement décidé de conserver une application de vote en ligne pour organiser leur Assemblée Générale. La digitalisation de la gouvernance permet aux équipes dirigeantes de bénéficier d’outils innovants, simples à prendre en main et performants. Reconnaissants le gain de temps et la praticité offerts par ces applications, les organisateurs d’assemblées générales, notamment dans le monde de l’Economie Sociale et Solidaire (associations, coopératives, scoop, scic, fédérations et mutuelles) ont finalement choisi de combiner un format de séance en présentiel avec l’utilisation d’un outil de vote électronique. Mais alors, quels sont ces nouveaux outils intégrés qui séduisent tant les organisateurs ?
Le module d’émargement
La plupart des applications de vote en ligne proposent aujourd’hui un système d’émargement qui permet de valider rapidement la présence des participants le jour J. Cet outil vous aide ainsi à visualiser tous les paramètres de présence et vous donne une meilleure visibilité sur le statut de vos participants le jour de la séance.
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Le vote en ligne et ses avantages
Les applications de vote en ligne ont d’abord été très utile pour organiser un vote en ligne à distance. Aujourd’hui, ce format de vote est également utilisé lors des séances en présentiel. Pourquoi ? Pour les avantages que ce dernier procure :
• Un gain de temps et de praticité
Les organisateurs d’Assemblées Générales sont souvent submergés par la paperasse et les délais à respecter. Si vous choisissez une solution de vote électronique, toutes les étapes de votre instance de gouvernance seront paramétrables au sein d’un seul et même outil. Ordre du jour, envoi des convocations, pouvoir, émargement, vote en ligne, pv d’AG… tout est pilotable directement depuis votre « espace organisateur ».
• Une réduction du risque d’erreur
Lorsque vous mettez en place un système de vote électronique, il n’est pas nécessaire de recourir à l’impression des convocations puisque ces dernières sont envoyées par mail. Le risque d’erreur est donc réduit et vous optimisez ainsi vos chances de réussir pleinement votre Assemblée Générale ! Vous réduisez également le risque d’erreur lors de l’étape de dépouillement. Cette dernière était historiquement effectuée à la main par un bureau de vote et représentait une étape de la séance assez chronophage. Le dépouillement est cependant très important car si il est mal réalisé, une contestation de votre Assemblée Générale peut être mise en place et annuler les votes. Avec une application de vote en ligne, le dépouillement est automatisé. Vous obtiendrez ainsi les résultats en quelques minutes. De plus, il ne peut pas y a avoir d’erreurs avec les algorithmes digitaux qui procèdent au dépouillement. Cela vous garantie une totale sécurité de vos résultat de vote.
La signature numérique des documents juridiques
Dans tous les secteurs d’activité, les signatures numériques remplacent de plus en plus les signatures manuscrites. Elles permettent d’authentifier les auteurs et d’attester de la validité des documents, tout en gagnant du temps. Vos participants peuvent ainsi valider leur présence rapidement le jour J et vos documents juridiques comme le PV d’AG peuvent être signées après avoir été automatisés par votre application de vote en ligne
Le déroulé d’une AG en présentiel avec du vote en ligne
Étape 1 : Le paramétrage en ligne
Le paramétrage sur votre application de vote en ligne inclut toutes les étapes nécessaires à l’organisation d’une séance (paramétrage de l'ordre du jour, intégration du fichier participants, format de vote, collèges, date de la séance, envoi des convocations par mail…) Une fois ces actions réalisées, vous pourrez passer au module de pilotage.
Étape 2 : Le pilotage en ligne
Le pilotage vous permet de suivre l’évolution des différentes actions entre l’envoi des convocations et la tenue de la séance. Visualisez ainsi, la participation, les délégations de pouvoirs et la bonne réception des convocations. Vous pourrez également effectuer des relances de convocations pour atteindre votre quorum.
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Étape 3 : Le jour de la séance en présentiel
La tenue de séance se tient en présentiel. L'organisateur présente les grandes lignes de la réunion et peut lancer les votes en ligne depuis son compte organisateur. Les participants de la séance seront ainsi invités à voter sur leur tablette, téléphone ou ordinateur. Une fois que la clôture des votes aura été déclenchée par l’organisateur, le dépouillement se fera automatiquement pour vous en quelques secondes. Vous n'aurez plus qu'à annoncer les résultats !
Étape 4 : La génération et l’archivage des documents juridiques
Le module de clôture. À la suite du dépouillement et de l’annonce des résultats, vous pourrez retrouver tous les documents juridiques (feuille de présence, résultats des votes, rapport d’audit, pv d’AG) propres à votre séance et générés automatiquement par l'application sur votre espace organisateur. Ces derniers seront conservés pendant la durée légale d’archivage et vous y aurez accès 24h/24.
Pour conclure, les applications de vote en ligne contiennent des outils qui permettent d’améliorer considérablement l’organisation de votre ag en présentiel. L'émargement, le vote en ligne ou encore le dépouillement automatique permettent de simplifier le travail des organisateurs qui peuvent ainsi se concentrer sur l’échange direct avec les participants et la bonne tenue de la séance en présentiel.
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