La solution du digital
L'utilisation des outils numériques
La tenue annuelle d’une Assemblée Générale sert notamment à approuver les comptes : il s’agit d’une obligation légale, et non d’une simple formalité administrative. La réponse de l’État ne se fait pas attendre : le distanciel, le numérique, la souplesse des outils et des délais font leur entrée. Le 1er confinement marquera le point de départ ou d’accélération de la transformation digitale de nombreuses organisations (entreprise, association, fédération, coopérative …).
Alors que le numérique se positionne habituellement comme une véritable aubaine permettant de résoudre des problématiques métiers au sein des organisations, nous souhaitions au travers de cet article illustrer comment la plateforme Nüag a su accompagner celles-ci avec succès la tenue de leurs réunions de gouvernance.
Des problèmes organisationnels liés aux statuts
En effet, pour une grande majorité de ces organisations, la tenue de leurs réunions de gouvernance via des outils numériques dans le respect des réglementations applicables s’est révélée être un vrai défi technique, juridique et culturel pour les organisateurs, peu habitués au numérique.
Très vite, la problématique est identifiée : Comment tenir mon AG à distance alors que mes statuts indiquent l’obligation de faire du présentiel ?
Des réponses gouvernementales aux problèmes juridiques
Une première réponse est apportée par le gouvernement avec la publication de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 (https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000041755899/) et de son décret d’application n°2020-418 du 10 avril 2020 (https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000041794017/) qui autorisent la tenue des AG à huis clos et l’utilisation d’outils de visio-conférence et de vote en ligne. Malgré ces aménagements, les problématiques quant à l’organisation de ces réunions subsistent et rendent l’exercice complexe tant d’un point de vue juridique que logistique. En effet, comment assurer l’envoi et la réception des convocations et, les délégations de pouvoir, la comptabilisation des votes, les calculs de quorums et de majorité fluctuant selon les résolutions, les élections sur place, les questions, les débats, l’établissement du PV…ou même le jour J, comment prévenir tous les problèmes informatiques de connexions allant du micro à la vidéo tout en passant par le bouton partage d’écran ou la simple connexion à la salle virtuelle… Bref vous l’aurez compris, organiser une réunion de gouvernance en ligne n’est pas simple sans une solution dédiée.
Pourquoi utiliser Nüag ?
Une plateforme simple d’utilisation et accessible à tous
La plateforme Nüag vous propose un outil intégrant l’ensemble des fonctionnalités traitant des aspects logistiques et organisationnels de vos réunions de gouvernance, tout en vous garantissant le respect de la réglementation tant sur le plan juridique, en couvrant notamment la protection des données à caractère personnel (RGPD), que technique. Nous vous accompagnons sur l’ensemble du parcours vous permettant ainsi d’offrir une meilleure expérience de gouvernance à vos actionnaires, administrateurs, sociétaires, adhérents ou participants.
Le vote électronique à distance se démocratise au sein des organisations afin d’impliquer plus facilement les participants à distance, gagner en efficacité et réduire le nombre de déplacements. Nüag propose plusieurs formats de vote à distance qui s'adaptent en fonction des besoins et des enjeux des organisations (collèges, vote panaché...)
Une solution durable
Ayant démontré les nombreux avantages du numériques, notamment en termes de sécurité et de preuves techniques, Nüag n’est pas qu’une réponse ponctuelle à la crise du Covid 19 et constitue au contraire une solution pérenne pour accompagner tout type d’organisation dans le pilotage de leurs instances de gouvernance.
A l’issue de cette crise sanitaire, il sera de nouveau possible de tenir des réunions physiques, mais nous pensons que les réunions hybrides deviendront la norme : présentiel pour ceux qui le peuvent, à distance pour les participants ne pouvant se déplacer. La visioconférence est l'outil majeur qui permet ces nouveaux formats de séance. A la clé : un renforcement de la démocratie participative des organisations, sans sacrifier le plaisir de se retrouver tous ensemble.
Une technologie qui garantie à l’organisateur une sécurité maximale
Nüag propose aux entreprises de simplifier leur gouvernance, en leur mettant à disposition une plateforme qui permet de dématérialiser « de bout en bout » un processus juridique chronophage et consommateur de ressources humaines et donc financières. Pour cela, nous garantissons une sécurité informatique et donc juridique, en supprimant toute intervention humaine au sein de ce processus, en cryptant les informations sous forme d’empreintes qui seront ensuite inscrites dans la blockchain mais aussi en utilisant une blockchain de consortium dont la gouvernance est contrôlée par des parties prenantes et tiers de confiance (contrairement aux blockchains publiques et privées). Nüag est la première application concrète d’un réseau Blockchain développée par Thesaurio grâce au protocole Tendermint.
En résumé, il est important de comprendre que la crise du Covid n’a fait qu’accélérer le développement digital des instances de gouvernance et des nouveaux modes d’organisations qui est voué à devenir la norme dans nos sociétés modernes. Les organisations sont libres de choisir mais devront un jour ou l’autre franchir le pas vers cette transition numérique mondiale. Nüag vous propose un accompagnement complet pour vous permettre de transiter en douceur vers des modes de gestions et d’organisation à l’ère du temps. Choisissez un outil de vote numérique au service de l’organisation de toutes vos réunions statutaires.
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