Introduction
Tous les ans, les organisateurs d'Assemblées Générales sont confrontés aux mêmes problématiques :
- Comment organiser une Assemblée Générale ?
- Comment faire voter les différentes résolutions de l'ordre du jour ?
En effet, l'organisation de l'Assemblée Générale pose un certain nombre de problématiques à la fois opérationnelles, organisationnelles et statutaires, notamment autour du vote (calcul des résultats, dépouillement...) Plusieurs solutions s'offrent aux organisateurs, notamment l'utilisation d'une plateforme (SaaS) tant sur le plan du secrétariat administratif que sur le plan du vote électronique.
Il est important de noter que le mot “Assemblée Générale (AG)”, bien qu’il représente en théorie un seul et même concept, est en pratique différent selon le type d’organisation mis en place :
- Mon AG se tient-elle ? (vote de l’ordre du jour, résolution par résolution avec un événement le jour J …)
- Mon AG est la rédaction d’un procès verbal que je fais signer (de plus en plus électroniquement) ?
De ce point de vue pratique, vous trouverez le plus souvent :
- AG qui se tient : Le monde de l’ESS (associations, coopératives, fédérations, mutuelles)
- AG procès verbal : les entreprises - SA, EURL, SAS, SASU …
Dans ce guide, nous vous expliquons l’ensemble des étapes nécessaires pour mener à bien l'organisation d'une Assemblée Générale qui se tient, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire.
Définition : Assemblée Générale
L'Assemblée Générale est une instance de gouvernance qui intervient le plus souvent une fois par an. Cette instance est le rendez-vous incontournable entre les dirigeants de l'organisation en question (association, fédération, coopérative et mutuelle) et ses participants (adhérents, sociétaires, mutualistes...).
L'Assemblée Générale est bien souvent un rendez-vous obligatoire, tant d'un point de vue statutaire que réglementaire. Elle doit le plus souvent être organisée dans les 6 mois après la clôture des comptes (bien vérifier vos statuts sur ce point-là). Ce rendez-vous annuel permet aux dirigeants de rendre compte de leurs actions à leurs adhérents.
Elle s'articule le plus souvent en deux parties :
- Le vote des résolutions (approbation des comptes, du rapport moral, élection du CA, élection du bureau, changement de statuts, changement de la gouvernance, élection des délégués…)
- Les animations, présentations et ateliers créant un temps d'échange entre les participants et les dirigeants. Ce temps permet également de présenter les actions futures.
En fonction du type de l’organisation (personne morale), l’Assemblée Générale peut prendre une forme quelque peu différente :
• Assemblée Générale pour une association
L'Assemblée Générale d'une association réunit généralement le président, le secrétaire général, le bureau et les membres de l’association (ou adhérents). Ces derniers ont souvent le statut de votants. Lors de l'AG, les adhérents élisent un conseil d'administration. Celui-ci constitue ensuite un bureau exécutif et délibèrent sur les différentes résolutions présentent à l’ordre du jour.
• Assemblée Générale pour une coopérative
L'Assemblée Générale d'une coopérative est convoquée par un conseil d'administration composée de 3 à 18 membres. Les sociétaires (membres de la coopérative) élisent les membres du conseil d'administration. Les membres du CA constituent ensuite l'équipe dirigeante.
• Assemblée Générale pour une fédération
L'Assemblée Générale d'une fédération regroupe plusieurs personnes morales qui œuvrent pour un objectif commun (par exemple : fédération sportive). L'AG est convoquée par un bureau. Ce dernier est généralement composé d'un président, d'un secrétaire général et d'un trésorier.
• Assemblée Générale pour une mutuelle
L'Assemblée Générale d'une mutuelle est composée d'adhérents. Chacun de ces adhérents représente une voix. Les mutuelles sont dirigées par des bénévoles élus au sein de l'organisation. Chacun peut donc jouer un rôle dans la vie de sa mutuelle.
Les 3 typologies d'Assemblée Générale
• L'Assemblée Générale ordinaire (AGO)
Une Assemblée Générale Ordinaire ou AGO est une réunion, dite périodique, qui a pour but de rassembler les membres d'une structure pour faire un bilan de l'année écoulée. C'est aussi l'occasion de procéder à l'approbation des comptes.
• L'Assemblée Générale extraordinaire (AGE)
Une Assemblée Générale Extraordinaire ou AGE est une réunion, dite exceptionnelle, qui a pour but de rassembler les membres d'une structure en cas d'urgence. Elle permet d'apporter de la flexibilité et de prendre des décisions importantes qui doivent être prises collectivement.
• L'Assemblée Générale mixte (AGM)
L'Assemblée Générale Mixte regroupe les deux modalités de l'AGO et de l'AGE. Pour résumer, une AGE peut avoir lieu chaque fois qu'une décision importante doit être prise contrairement à l'AGO, qui possède un caractère récurrent et qui doit se tenir au moins une fois par an.
Étape 0 - Avant de commencer à organiser son AG
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La grande majorité des questions que vous vous poserez se trouve à l'intérieur des statuts, notamment sur les modalités autour du vote (quorum, majorité, élection, abstention, interprétation des résultats …). Une fois vos statuts en main, il ne reste plus qu'à vous poser quelques questions préalables avant de commencer à organiser votre Assemblée Générale de façon opérationnelle.
• 4 questions à vous poser avant d'organiser votre Assemblée Générale
1/ Avez-vous des spécificités statutaires propres à votre organisation ?
Par spécificités, nous entendons, toutes les règles écrites dans vos statuts à prendre en compte dans l'organisation de votre Assemblée Générale pour que celle-ci soit valide. Plusieurs spécificités statutaires peuvent être présentes au sein de vos statuts comme :
- Une gouvernance collégiale ;
- Un délai minimum pour envoyer les convocations ;
- Un traitement spécifique des pouvoirs (qui peut donner un pouvoir à qui ? Nombre de pouvoir maximum, pouvoir en blanc…) ;
- Une méthodologie de calcul des votes spécifique ;
- La gestion des élections / nominations ;
- Un ou des quorums ;
- Règles de majorité (simple, à la moitié, aux deux tiers, fraction personnalisée) ;
- Une contrainte sur l'organisation des votes (par exemple : seuls les présents ont le droit de vote)
2/ Avez-vous des enjeux et complexités lors de l'organisation de votre Assemblée Générale ?
Il s'agit d’identifier les points métiers chronophages qui relèvent de l'opérationnel et de la logistique. Par exemple, si le vote n'intervient que le jour J en séance avec les participants présents (obligation stipulée dans vos statuts), vous aurez sans doute à gérer des pouvoirs. Et qui dit gestion des pouvoirs dit gestion des droits de vote incluant la passation des droits de vote entre mandant (personne qui donne pouvoir), et mandataire (personne qui reçoit). Cela impactera certainement votre quorum et le calcul de vos résultats. D'autres enjeux et complexités sont à prendre en compte comme :
- Un quorum élevé ;
- Une volumétrie importante d'adhérents, sociétaires ;
- Vos participants votants sont des personnes morales (complexe de savoir qui vote dans la structure) ;
- Vous avez des élections ;
- Vous devez convoquer certains participants par voie postale ;
- Gestion des votes en séance le jour J de l'AG
3/ Comment faire voter vos participants lors d'une Assemblée Générale ?
Plusieurs possibilités s'offrent à vous :
- Vote à bulletin papier
- Vote par correspondance
- Vote par procuration papier (pouvoir)
- Vote à main levée
- Vote par boîtier électronique
- Vote électronique
Bon à savoir, certaines méthodes sont combinables comme le vote électronique et le vote par correspondance ou les procurations !
Avant de choisir, nous vous recommandons néanmoins de répondre à 3 questions :
- Quel sont les enjeux de mon Assemblée Générale ? (quorum, participation, confiance, fiabilité, complexité à rassembler …)
- Est-il possible de faire voter mes participants en amont ?
- Le vote est-il conditionné uniquement à la séance le jour J ?
3 scénarios sont alors possibles :
1) Organiser mon AG en présentiel avec vote à main levée ou papier
Historiquement et encore aujourd'hui, les votes lors d'une Assemblée Générale s'effectuent le jour J en séance et en présentiel. Les participants présents sont porteurs de pouvoir de la part des autres adhérents non présents à l'Assemblée Générale. Les votes des différentes résolutions sont réalisés soit via des bulletins papiers, soit à main levée (bon courage aux organisateurs pour comptabiliser les pouvoirs…) Le dépouillement est ensuite fait à la main. Ce type de vote donnait souvent lieu à des contestations ou un manque de confiance et de transparence sur les résultats. Sans oublier les risques d'erreur comme compter un vote en double (bien sûr garder en tête le contexte de votre Assemblée Générale et de ses enjeux). Coté organisateur, une gestion des pouvoirs souvent chronophage et source de complexité est à prévoir.
2) Organiser mon AG en présentiel avec boîtier électronique (gros budget)
Il y a une quinzaine d’années sont apparues les solutions de boîtier de vote électronique. Ce type de solution adaptée au vote en présentiel est souvent utilisée dans les Assemblées Générales ayant des budgets conséquents. Les boîtiers de vote électronique permettent une récolte des votes de manière automatique et l'affichage des résultats en temps réels.À noter que cette alternative est très coûteuse de par l'achat ou la location des boîtiers de vote. Un certain niveau de paramétrage est également à prévoir. Souvent une personne chez le prestataire de la solution se déplace pour accompagner lors de la séance.
3) Organiser mon AG en présentiel avec vote électronique
Depuis quelques années des solutions de vote électronique 100% en ligne ont vu le jour. Ces solutions permettent à la fois une gestion des votes en amont (si ce n’est pas explicitement interdit par vos statuts) et une gestion du vote en séance. La gestion complète des droits de vote directement sur l'outil allant de la convocation jusqu’aux résultats de vote en passant par la gestion des pouvoirs / procurations. Ces solutions de vote électronique ont émergé de façon significative, notamment depuis la crise sanitaire du Covid mais, également avec l'avènement du télétravail ou simplement pour des raisons budgétaires. Elles vous laissent une liberté en tant qu'organisateur tant sur le format du jour J de l'Assemblée Générale (100% présentiels, 100% distanciels ou Hybrides) que sur l'articulation des votes.
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Plusieurs formats de votes sont également possibles :
- Mes participants votent d'une date à une date ;
- Mes participants votent uniquement le jour J (vote en séance ou vote live) ;
- Mes participants peuvent voter en amont et le jour J ;
À noter qu'aujourd'hui l'immense majorité des personnes ont un téléphone, une tablette ou un ordinateur. Ces solutions de vote électronique sont souvent 100% compatibles sur les téléphones et tablettes. Un vrai avantage pour le présentiel et sa gestion des votes.
Si le vote électronique est si populaire, c’est principalement lié aux avantages qu’il procure à l’utilisation :
1- Un gain de temps et d'énergie
Les organisateurs d’Assemblées Générales sont souvent submergés par les complexités liées à l’organisation d’un événement. D’un côté, il y a l’organisation de la séance (projet événementiel), et de l’autre les obligations statutaires (vote, élection …). Si vous choisissez une solution de vote électronique, toutes les étapes de votre instance de gouvernance seront automatisées au sein d’un seul et même outil. Ordre du jours, envoi des convocations, gestion des droits de vote, pouvoirs, émargement, votes en ligne, procès verbal d’AG, méthode de calcul … toutes les étapes sont paramétrables directement depuis votre accès organisateur.
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2- Une réduction du risque d’erreur
Lorsque vous mettez en place un système de vote électronique, vous réduisez mécaniquement les risques de double vote, de fraude et les temps de dépouillement, bien souvent chronophages et sources de stress. Vous augmentez également le niveau de confiance autour du vote car les participants reçoivent les résultats en temps réels.
3- Une augmentation du taux de participation (quorum)
L’avantage majeur du vote électronique est qu’il maximise la participation au vote et permet d’atteindre plus facilement son quorum. En proposant une solution de vote flexible, il augmente considérablement le taux de participation. Les participants reçoivent ainsi leur convocation qui leur permet d’accéder à leur espace de vote en ligne. De cet espace ils pourront :
- Consulter et/ou télécharger les documents que l’organisateur de la réunion aura déposé
- Donner pouvoir à un autre participant
- Visualiser l’ordre du jour
- Voter en ligne le jour de l’AG ou par correspondance (en amont de la séance)
Les votants pourront ainsi voter depuis n’importe quel endroit (à la maison, à son bureau…), sur n’importe quel appareil (ordinateur, téléphone, tablette) depuis leur espace de vote en ligne dédié.
4- Une réduction des coûts
Le vote électronique permet également de réduire les coûts de déplacement liés à la venue des participants. Ils peuvent à présent, voter en quelques secondes sans avoir à parcourir de longues distances, grâce au vote électronique.
5- Une pratique plus écologique
Enfin, un des avantages non négligeable du vote électronique est la possibilité de maintenir les instances de gouvernance avec du 100% distanciel ou de l’hybride. Grâce au numérique, il est maintenant possible d’envisager ce type de format et de ne pas bloquer les instances décisionnelles d’une organisation. Dans le cas où les membres de ses instances ne sont géographiquement pas dans le même lieu ou décentralisés sur des espaces vastes (région, département, pays), les déplacements peuvent vite coûter cher tant sur le plan financier qu’écologique. De plus, encore beaucoup de convocations sont envoyées par voie postale. Réduire le papier c’est aussi optimiser son empreinte carbone.
4/ Le jour de l'Assemblée Générale, quel format ?
Quatrième et dernière question à vous poser. Quel format de séance choisir pour tenir son Assemblée Générale le jour J ? Lors de la question précédente (la 3e), vous avez décidé s'il y avait du vote en séance ou pas. Vous pouvez maintenant vous poser la question du format de l'Assemblée Générale le jour J.
3 options s'offrent à vous :
1- Je tiens mon assemblée générale à distance
2- Je tiens mon assemblée générale en présentiel
3- Je tiens mon assemblée générale en hybride (présentiel & distanciel)
Pour des raisons de simplicité, beaucoup d'associations, de fédérations et de coopératives décident de procéder au vote en amont du jour J. Ces votes ferment généralement la veille de l'Assemblée Générale. Le jour de la séance, les résultats sont présentés et validés. Les organisateurs utilisent ensuite le temps de l'Assemblée Générale pour échanger et présenter les projets à venir.
Dans le cas où les votes se déroulent exclusivement le jour J en séance, 3 formats possibles :
1- L'Assemblée Générale en présentiel
C'est le format historique. Il permet de se réunir autour d'une table et de prendre les grandes décisions en sollicitant les différentes parties prenantes de l'Assemblée Générale.
2- L'Assemblée Générale en distanciel
À l’ère de la digitalisation, l’organisation d'AG en ligne avec un système de visioconférence permet une certaine agilité en optimisant à la fois la participation ainsi que les budgets de déplacement. D’abord contraintes par la crise du Covid-19, de nombreuses associations, fédérations et coopératives ont par la suite décidé de garder un format 100% distanciel pour leurs Assemblées Générales. À noter, qu'un retour au présentiel est tout de même constater depuis la fin de la crise sanitaire.
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3- L'Assemblée Générale hybride
Le meilleur des deux mondes. En choisissant d’organiser une Assemblée Générale permettant une participation à la fois en ligne et en présentiel, vous jouez la carte de la flexibilité. Les adhérents ou sociétaires qui ne peuvent pas se déplacer pourront se connecter et interagir en ligne. Rien ne change pour ceux qui sont présents. L'avantage est surtout du coté de l'organisateur qui améliore la participation et ses chances d'atteindre le quorum (s'il y en a un).
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Voyons maintenant les 4 grandes étapes pour organiser et mener à bien votre Assemblée générale.
Étape 1 : Préparer l’Assemblée Générale
• La date, l'heure et le lieu de l'AG
La date, l'heure et le lieu de l'Assemblée Générale doivent être fixés par la personne ou les personnes qui l'ont convoqué. Même si votre AG se tient à distance, le lieu doit être renseigné dans la convocation envoyée aux participants. Les autres informations permettront aux participants de savoir à quelle date et à quelle heure se connecter pour voter à distance.
• Définir l’ordre du jour (inclut les résolutions à délibérer)
> Qu’est-ce que l’ordre du jour ?
L'ordre du jour récapitule l'ensemble des questions qui devront être votées au cours d’une Assemblée Générale. Il est très important car il permet de renseigner les actionnaires ou associés des questions qui seront abordées lors de la réunion. Ils pourront donc s’y préparer et y répondre. Des plateformes de vote électronique comme Nüag permettent également de paramétrer et configurer l'ordre du jour en ligne.
> Comment établir l’ordre du jour ?
C’est au dirigeant d’établir l’ordre du jour. Ce dernier doit contenir une liste chronologique des différents points qui seront abordés lors de la réunion. Ce document est très important car il détermine le déroulé de l’Assemblée Générale et fixe les résolutions qui seront discutées et votées.
• Constituer la liste des votants (participants)
Le fichier participant correspondant à la liste des personnes présentes lors de votre Assemblée Générale (qu'ils soient votants ou non). On y retrouve des informations telles que le prénom, le nom, l'organisation de rattachement, le poste, l'adresse postale (ou l'adresse mail si la convocation est envoyée en ligne), le numéro de téléphone (optionnel) ainsi que le nombre de voix. Certaines plateformes de vote électroniques permettent d'intégrer en une seule fois le fichier participant et d'automatiser l'envoi des convocations pour un gain de temps considérable.
• Les collèges (s'il y en a), c’est quoi et comment gérer ?
La division de votre gouvernance en collèges permet de séparer les parties prenantes (adhérents, actionnaires…) en différents groupes. L'utilisation de collèges est généralement inscrite dans vos statuts. On distingue trois modes de gouvernance collégiales :
- 1. Les collèges simples
Les votants sont séparés en plusieurs collèges. Chaque votant a le même poids de vote. Les résultats sont exprimés à la fois par collèges puis consolidés à la fin. Par exemple dans le cadre d'une coopérative agricole, les sociétaires peuvent appartenir à des professions différentes. La coopérative peut décider d'organiser sa gouvernance en créant 3 groupes, appelés collège. Tel que : collèges "éleveur", collège "transformateur" et collège "distributeur". Même si chaque sociétaire à un droit de vote du même poids, l'ensemble des droits de vote d'un collège peut être prépondérant dans le poids de vote total. Exemple, plus d'éleveurs que de distributeurs au sein de la coopérative.
- 2. Les collèges à pondération
Les votants sont séparés en plusieurs collèges. Par exemple : un collège "Salariés", un collège "Consommateurs" et un collège "Prestataires". Le poids d'une voix exprimée diffère en fonction du collège. Par exemple avec les pondérations suivantes : Salariés : 50% ; Consommateurs : 25% et Prestataires : 25%.
- 3. Les collèges à représentation
Les votants sont séparés en plusieurs collèges. Par exemple : un collège "Salariés", un collège "Consommateurs" et un collège "Prestataires". Chaque collège représente une partie du vote global, par exemple : Salariés : 40% ; Consommateurs : 30% et Prestataires : 30%. Au niveau du mode de calcul, on parle de report à la majorité. Dans ce mécanisme, les votants s'expriment au sein du collège, puis le collège s'exprime au global.
A lire pour en savoir plus sur les collèges et leurs fonctionnements : Avis d’expert – La gouvernance collégiale dans une association | Associathèque (associatheque.fr) ou L'association collégiale | Le Blog Du Dirigeant | 2023
• La convocation (invitation aux participants / votants)
> Qui doit convoquer l’Assemblée Générale ?
Dans une association, c’est au président ou au secrétaire d’envoyer les convocations aux adhérents qui devront voter le jour J. Cette dernière doit impérativement rassembler plusieurs éléments :
- Le nom de l'association
- La date de la convocation
- La date, l'heure et le lieu de déroulement de l'AG annuelle
- L'ordre du jour
- L'organe ou la personne responsable de l'organisation de la réunion
- L'identité et la signature de l'auteur de la convocation
> Quand et comment envoyer les convocations ?
Dans le cas d’une coopérative ou d’une mutuelle, l’envoi de la convocation à l'Assemblée Générale doit respecter un délai statutaire (bien regarder vos statuts). Ce délai est le plus souvent de 15 jours avant la date de la réunion. Il est plus rare de voir 30 jours mais ca arrive. La convocation prend la forme d’une lettre simple, d’une lettre recommandée (avec avis de réception) ou d’un courrier envoyé par voie électronique (email).
En savoir plus : Convocation à l’AG : Règles, obligations, comment convoquer ? (helloasso.com)
• Les documents à prévoir pour permettre le vote lors de mon Assemblée Générale ?
Plusieurs documents sont nécessaires de mettre à disposition de vos votants comme :
- Les comptes (rapport financier) ;
- Le rapport moral ;
- Les professions de foi (en cas d’élection, de renouvellement du conseil d’administration ou du bureau) ;
- L’ordre du jour.
Étape 2 : Après l'envoi des convocations
• Gestion des participants votants (surtout quand il y a des personnes morales)
Après l'envoi des convocations, le plus dur reste à faire. Il est essentiel de s'assurer que les participants :
- Ont bien reçu leur convocation ;
- Disposent de toutes les informations nécessaires pour prendre leur décision de vote ;
- Connaissent le format de séance choisi pour tenir l'Assemblée Générale (présentiel, distanciel ou hybride).
Les délégations de pouvoirs doivent également être gérées et prises en comptes au cas où une personne ne puisse pas être présente le jour J de l'AG.
• Gestion de la communication (et oui la convocation ce n'est pas tout !)
La communication interne déployée par votre structure doit permettre de faire face aux éventualités et aux problèmes rencontrées dans le paragraphe précédent. Pour effectuer cette communication vous pouvez utiliser les réseaux sociaux (groupe privée), une newsletter adressée aux membres de l'association ou encore l'intranet de votre structure.
• Gestion des droits de vote
> Les modalité de calcul de vote
Plusieurs modalités de calcul sont possibles selon votre association. Les statuts peuvent prévoir :
- Que certains membres n'auront qu'une voix consultative ;
- Que d'autres n'auront ni droit de vote ni voix consultative ;
> Le vote panaché
Principalement utilisé par les fédérations, le vote panaché permet de distribuer les voix de chaque votant sur les différentes options de vote. Par exemple, sur une approbation, un votant détenant 10 voix peut distribuer 6 voix sur « Pour », et 3 voix sur « Contre », et abstenir une voix. Ainsi, les participants peuvent exactement refléter les décisions de leurs conseils d’administration et autres réunions internes ! Encore une fois, cette spécificité est inscrite dans vos statuts.
• Gestion des pouvoirs
Les délégations de pouvoir permettent de transférer le vote d’un votant vers un autre participant. Elles permettent aux participants absents de tout de même prendre part aux votes au travers d’un participant présent. Une délégation de pouvoir concerne donc deux personnes :
- Le mandant, qui donne son droit de vote à un tiers
- Le mandataire, qui reçoit le droit de vote
Un mandataire peut recevoir plusieurs délégations de pouvoir. Cela peut paraître contre-intuitif, mais les délégations de pouvoir ne changent pas le nombre de voix propre à un participant. Les modalités de dépôt de pouvoir et de dépôt de pouvoir en blanc sont très certainement mentionnées dans les statuts de votre organisation.
Étape 3 : Tenir mon Assemblée Générale (gestion de la séance)
• Gestion de l'émargement (feuille de présence)
La tenue d’une feuille d’émargement (ou feuille de présence) n’est pas obligatoire, à part si vos statuts le précisent. Cependant, il est toujours utile de faire émerger les participants à l'Assemblée Générale Ordinaire de l'association, avec l'indication éventuelle des membres disposant d'une procuration. Ce document permettra ensuite de vérifier que les conditions de quorum et de majorité ont bien été remplies. Dans tous les secteurs d’activité, les signatures numériques remplacent de plus en plus les signatures manuscrites. Elles permettent d’authentifier les auteurs et d’attester de la validité des documents, tout en gagnant du temps. Vos participants peuvent ainsi valider leur présence rapidement le jour J. L’émargement en ligne permet de visualiser tous les paramètres de présence pour vous assurer transparence et simplicité.
• Gestion des votes en séance
Selon votre organisation, 2 options de vote s'offrent à vous :
1) Utiliser le vote « classique »
Organiser les votes en présentiel. Tous vos participants doivent alors se réunirent à la date et au lieu inscris sur leur convocation pour voter les résolutions de l’ordre du jour. Plusieurs types de scrutin sont possibles :
- Le scrutin à mains levées
- Le scrutin assis-debout
- Le scrutin par bulletins de vote secrets ou ouverts.
Les statuts ou le règlement intérieur de l'association déterminent directement la méthode de vote, ou donnent au président ou à son bureau, le pouvoir d'imposer le mode de scrutin le plus adéquat. Dans certains cas, c’est une fraction de l’Assemblée qui peut demander le droit d'exiger tel type de scrutin. À noter cependant que les statuts des associations reconnues d'utilité publique exigent que l'Assemblée Générale élise au scrutin secret les membres du conseil d'administration.
2) Utiliser le vote « électronique »
Organiser votre séance avec une plateforme de vote électronique. Encore une fois, ce format doit figurer dans les statuts de votre organisation. Trois types de votes électroniques sont alors possibles :
- Le vote en direct : En présentiel ou à distance, vos participants se connectent sur leur espace de vote via un lien unique qui leur aura été transmis dans la convocation et accède, depuis leur smartphone ou ordinateur, au vote en ligne des différentes résolutions.
- Le vote par correspondance (en amont de votre séance) : Une fois sur l'espace de votre réunion, vos participants ont la capacité de voter par correspondance si vous avez activé l'option lors de la création de votre réunion en ligne. Le vote par correspondance est très simple et ne prend que quelques secondes. Pour accéder à un vote, il suffit de cliquer sur une des résolutions présente à l'ordre du jour.
- L’utilisation des deux types de votes précédents : Combiner le vote en direct et le vote par correspondance pour augmenter la participation et maximiser vos chances d’atteindre le quorum.
À noter aussi que les plateformes de vote électronique permettent aujourd'hui d’intégrer le processus de délégations de pouvoir. Les délégations de pouvoir en ligne sont parfaitement compatibles avec un vote électronique en amont de votre séance. Une fois le pouvoir créé et validé sur la plateforme, le mandataire pourra l’utiliser à tout moment, en amont de la séance si l’option « vote par correspondance » a été activée, ou en séance avec le « vote en direct ».
• Dépouiller les votes, calculer les résultats
Une fois les votes clôturés, il est temps de procéder au dépouillement des voix ! Ce dernier est effectué par les scrutateurs aux tables de dépouillement, en présence des délégués des candidats et des électeurs, et sous la surveillance des membres du bureau. Cette étape est très importante car si elle est mal réalisée, une contestation de votre Assemblée Générale pourra être mise en place et annuler les votes. Si vous avez choisi une solution de vote en ligne, votre dépouillement est automatisée et vous obtiendrez les résultats en quelques minutes.
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• Le quorum et la majorité
Le quorum prend généralement en compte l’ensemble des personnes en droit de voter et qui doivent être présentes, ou être représentées, lors des délibérations. Il peut être mesuré de plusieurs manières :
- Une fois au début de la séance pour la durée entière de l’Assemblée Générale ;
- Comme le total des voix présentes ou représentées à tout moment, donc à la fin de la séance ;
- Au fur et à mesure de la séance. Ainsi, après un départ en cours de réunion, il peut diminuer ;
- Ou toute autre règle propre à votre organisation.
Certaines séances nécessitent un quorum pour pouvoir être tenues. Les conséquences précises d’un défaut de quorum sont indiquées dans vos statuts ou la réglementation.
Attention : il ne faut pas confondre le quorum avec la majorité. Le quorum désigne un seuil de participation à respecter pour pouvoir soumettre au vote des parties prenantes les délibérations de l’AG. La majorité, quant à elle, fait référence à comment devra être interprété un résultat de vote.
Pour le calcul de la majorité, seront pris en compte :
- Tous les membres de l'assemblée générale ;
- Les seuls membres présents ;
- Les membres présents et représentés ;
- Les voix ( les bulletins blancs/nuls sont considérés comme un vote mais pas les abstentions) ;
- Les suffrages exprimés (ne sont pas pris en compte les abstentions et bulletins blancs ou nuls).
• Gestion de l'événementiel
En parallèle de l'organisation des votes, vous devrez également établir une liste d'actions pour animer votre séance. Par exemple :
- 9h : ouverture de la séance
- 9h30 : Présentation du bilan de l'année
- 10h : intervention des membres de l'association
- 11 h : ouverture des votes
- 12h : Dépouillement
- 13h: Repas au restaurant
En effet, la réussite d'une Assemblé Générale dépend également de la gestion de l'événementielle et de la satisfaction qu'en tire les participants.
Étape 4 : Fin de l’Assemblée Générale - Restitution des documents
• Le procès verbal de l’Assemblée Générale (rédaction et signature)
> Qu'est-ce que le pv d'AG ?
À la fin de l’AG, un procès-Verbal d’AG doit être rédigé. Celui-ci retranscrit le déroulé de l’AG ainsi que les résultats des votes. Il illustre point par point les échanges et les prises de décision. En d’autres termes, le pv d’AG résume l'ensemble des sujets abordés et des délibérations faites sur l’ordre du jour (résolution par résolution).
Il est souvent rédigé par l’organisateur de l’Assemblée Général puis signé par la ou les personnes mentionnées dans les statuts comme signataires (président, directeur général et secrétaire général). Il doit obligatoirement contenir les mentions suivantes :
- Date et lieu de l’assemblée ;
- Identité du président de l’Assemblée ;
- Signatures de tous les participants (ou leurs représentants) ;
- Documents mis à la disposition de l’assemblée ;
- Liste des résolutions soumises aux votes ;
- Résumé des débats et résultats des votes, etc.
> Comment signer le procès verbal ?
Une fois rédigé, le pv d'AG est signé et une copie du document est remise au greffe du tribunal de commerce. L’original est conservé par la société et archivé dans un registre. Des prestataires de vote électronique comme Nüag permettent des simplifier toutes ces étapes en dématérialisant l’ensemble des processus de gouvernance liés à votre Assemblée Générale. La dématérialisation, notamment avec la signature électronique, permet de gagner du temps, de l’argent et sécurise votre processus de vote puisqu’elle limite les erreurs qui pourraient être commises si ces tâches avaient été réalisées à la main.
> Demander un devis pour utiliser la plateforme de vote électronique Nüag avec votre organisation
• La feuille de présence
La tenue d'une feuille de présence n'est obligatoire que si les statuts ou le règlement intérieur de l'association le prévoient. Cette feuille de présence devra être signée par tous les membres présents à l'assemblée. Pour être valide, cette dernière doit mentionner :
- Les noms, prénoms et signature de chacun des membres présents ;
- Les noms, prénoms et signature des membres détenant des procurations et le nom, prénom des membres qu'ils représentent ;
- Le nombre total de membres présents et représentés et le nombre de membres absents ;
- La signature du président de séance, du secrétaire et des scrutateurs s'il y en a.
> Voici un modèle de feuille de présence à télécharger
• Les preuves de vote
Selon le site Legavox, "le procès-verbal constitue la preuve matérielle de l'existence du contenu de chaque résolution soumise à l'assemblée […]" De plus, "la preuve de l'existence d'une assemblée générale résulte normalement du registre des procès-verbaux prévu à l'article 17, alinéa 4 du décret du 17 mars 1967. Le procès-verbal régulièrement établi et signé fait foi des constatations qu'il contient (Cass. 3e civ., 3 avr. 1996 – Cass. 3e civ., 16 oct. 1996 – Cass. 3e civ., 6 nov. 1996 – CA Paris, 30 juin 2004)."
- En cas d'invalidité de l'Assemblée Générale, comment faire ? Exemple : Quorum non atteint
Si jamais votre quorum n'est pas atteint, votre Assemblée Générale ne peut en principe pas avoir lieu. Il faudra dans ce cas, vous referrez à vos statuts qui peuvent prévoir comment réagir face à ce type de situation. Généralement, une seconde Assemblée générale est organisée quelques jours plus tard. L'instauration du quorum permet de renforcer l'aspect démocratique de la gestion de votre association. Veillez cependant à ne pas mettre des attentes trop exigeantes pour ne pas bloquer le bon fonctionnement de votre instance de gouvernance.
- En cas de contestation ? Comment réagir ?
Certaines décisions prises lors de votre Assemblée Générale peuvent parfois être contestées. Si le quorum n'a pas été atteint, qu'il y a une sous-représentation de certains membres ou encore si la séance de dépouillement a mal été effectuée, les participants sont en droit de contester les votes. Une autre raison concerne les décisions qui sont prises à la majorité alors que, d'un point de vue légal, l'unanimité des membres aurait été nécessaire. Face à cela, il ne tient qu'à vous de discuter avec le contestataire et d'essayer de trouver un compromis légal. Si il y a effectivement eu litige, une nouvelle Assemblée Générale devra être organiser pour procéder à nouveau aux votes.
Assemblée générale & Vote électronique, que dit la réglementation ?
• La réglementation sur l’instance de gouvernance : Assemblée générale
- Concernant l’Assemblée Générale d’une association
C’est une obligation légale d’en tenir une, si vous êtes une association de loi 1901, au moins une fois par an. Cependant, il est bon de noter que les règles et l’organisation de celle-ci sont librement fixées par vos statuts. Lors de la rédaction de vos statuts et de l’AG constitutive de votre association, il est conseillé de bien cadrer la partie “Fonctionnement & déroulé de l’assemblée générale” afin de doter votre association d’une gouvernance agile et flexible. De plus, nous vous recommandons de bien préciser dans vos statuts les règles de validité d’un vote, notamment sur les résolutions ayant le plus d’enjeux comme l’élection du conseil d’administration et l’élection / nomination du bureau.
- Concernant l’Assemblée Générale d’une coopérative
Il est également obligatoire, selon la loi sur les coopératives (Article R524-12), de prévoir dans les statuts deux types d’instances. L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) et l’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). Le fonctionnement et l’organisation de ces instances sont, comme pour les associations, fixées par les statuts. Attention, à noter que les règles de gouvernance et le fonctionnement de l’Assemblée Générale peuvent fortement varier en fonction de la typologie de la coopérative. Par exemple, une Scop (société coopérative de production / participative) fonctionnera d’un point de vue de l’Assemblée Générale et de sa gouvernance différemment d’une Scic (société coopérative d’intérêt collectif) : collège pour les Scic, calcul des votes, résolution …
> En savoir plus sur les Scic : Rapport_public_SCIC_CAE.pdf (finances.gouv.fr)
• La règlementation sur le vote électronique (plateforme ou boitier de vote)
Depuis quelques années, le choix du vote électronique est de plus en plus prisé par les associations ou les coopératives pour organiser leur Assemblée Générale. En effet, ce dernier permet un gain de temps et une simplification considérable sur l’ensemble du processus organisationnel, juridique et décisionnel d’une organisation.
Cependant, il faut noter qu’il n’y a pas vraiment de réglementation à proprement parler sur le vote électronique en Assemblée Générale en France. En effet, lorsque qu’on parle de vote électronique, plusieurs interprétations en fonction de votre cas d’usage sont à prévoir. D’un coté, les organisations sont régies par leurs codes :
- Une association par le code du commerce (loi 1901 qui fonde le droit des associations : Association loi 1901 | Associations.gouv.fr)
- Une coopérative par le code du commerce (code rural pour une coopérative agricole par exemple).
Ces codes ne donnent pas d’obligation quant à l’utilisation du vote électronique. On y trouve des recommandations sur la façon de tenir une instance de gouvernance et sur le vote en générale. Comme illustré au dessus, le fonctionnement et les règles pour ces instances relèvent plus de vos statuts.
De l’autre coté, plusieurs textes formulent des recommandations ayant pour objectif la mise en place d’un cadre de bonnes pratiques chez les prestataires de vote électronique. Ces textes peuvent s’interpréter de différentes façons en fonction de votre cas d’usage (élection du CSE vs Assemblée générale, le métier et les enjeux étant différents).
Deux textes sont à retenir :
- Les recommandations de la CNIL sur l’utilisation du vote par internet : Sécurité des systèmes de vote par internet : la CNIL actualise sa recommandation de 2010 | CNIL
- Le règlement eIDAS : Le règlement eIDAS | Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ssi.gouv.fr)
Il va sans dire que vos prestataires de vote électronique doivent respecter le règlement RGPD
Depuis le 25 mai 2018, un nouveau règlement, le Règlement Générale sur la Protection des Données (RGPD), a été mis en place dans le but de mieux encadrer la collecte et le traitement des données personnelles des citoyens européens. Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Le règlement RGPD complète en France la loi Informatique et Libertés de 1978, et la directive européenne de 1995 qui avait adapté la législation en vigueur pour suivre le développement des nouvelles technologies et l’intensification de la dématérialisation des transactions. Le règlement RGPD affirme cette volonté d’adéquation avec les nouvelles pratiques numériques et vise toute entité publique ou privée du territoire de l’Union Européenne. L'Assemblée Générale en fait partie et doit suivre plusieurs étapes afin d’assurer sa conformité.
Les Assemblées Générales pour les entreprises, quelle différence ?
• Les spécificités d'une AG pour les entreprises
> Quels sont les documents à transmettre aux actionnaires ?
Tous les ans, dans toutes les sociétés, à la clôture de l’exercice sociale, une Assemblée Générale doit être convoquée. Cette assemblée doit avoir lieu dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice social. Les actionnaires ou les associés peuvent ainsi exercer leur droit de vote et participer aux grandes décisions de l’entreprise. Selon l’Assemblée Générale, le dirigeant doit préparer et envoyer aux actionnaires des documents qui renseignent sur l’état financier de l’entreprise. On peut retrouver par exemple les comptes annuels (bilans et résultats), le rapport de gestion ou encore le rapport du commissaire aux comptes. Ces informations doivent être envoyées en général 1 mois avant la convocation à l’Assemblée Générale ordinaire annuelle. Des plateformes de vote électronique permettent à l’organisateur d’importer ces documents pour qu’ils puissent être consultés par les actionnaires dans leur espace participant. Une fois ces documents transmis, l’organiseur doit inviter les participants à l’Assemblée Générale en leur envoyant une convocation.
> Qui doit convoquer l’Assemblée Générale dans une entreprise ?
Dans une SARL, le dirigeant peut choisir d’organiser une Assemblée Générale lorsqu’il souhaite aborder un sujet avec les actionnaires.Dans les SA ou SAS, le président a le pouvoir de convoquer l’Assemblée Générale. Selon vos statuts, ce pouvoir peut également être détenu par vos associés ou une autre personne.
> Quand envoyer les convocations ?
Dans le cas d’une Assemblée Générale ordinaire dans une SARL, la convocation doit le plus souvent être envoyée dans un délai minimum de 15 jours avant la date de la réunion. Pour une Assemblée Générale extraordinaire, la convocation doit le plus souvent être envoyée dans un délai minimum de 21 jours avant la date de la réunion.Le délai de convocation dans une SAS, en revanche, peut être librement fixé par les actionnaires dans les statuts de la société.
> Spécificités - Bon à savoir :
Selon l’article Article L225-96, « l’assemblée générale extraordinaire est seule habilitée à modifier les statuts dans toutes leurs dispositions. […] Les statuts peuvent prévoir des quorums plus élevés. Elle statue à la majorité des deux tiers des voix exprimées par les actionnaires présents ou représentés. Les voix exprimées ne comprennent pas celles attachées aux actions pour lesquelles l'actionnaire n'a pas pris part au vote, s'est abstenu ou a voté blanc ou nul. »
Conclusion
En conclusion, la tenue d'une Assemblée Générale représente un travail conséquent en terme d'organisation et de logistique.
Heureusement, les technologies qui émergent ces dernières années permettent de faciliter le travail des organisateurs. Notamment le vote électronique qui est devenu, au fil des années, le nouvel outil de travail des organisateurs d’assemblées générales. En effet, le développement des plateformes de votes en ligne a permis aux organisateurs de dématérialiser l'ensemble du processus de leurs instances de gouvernance et de centraliser toutes ces étapes au sein d’une seule et même plateforme.
La simplicité et le gain de temps apportés par ces solutions numériques ont ainsi apporté un confort évident pour les organisateurs qui ne se noient plus dans la paperasse et les multiples démarches à effectuer. Entre l’envoi des convocations, les processus de vote et la tenue de séance le jour J ou encore la rédaction du PV d’AG, des erreurs étaient souvent commises. Grâce au digital, ces risques d’erreurs sont considérablement réduits et bien mieux contrôlés.
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