Guide pratique : Les élections CSE pour les nuls

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Étape 1 : Calculer l’effectif de votre entreprise

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À quoi sert le calcul de votre effectif pour les élections du CSE ?

Le Comité Social et Economique (CSE) est obligatoire pour les entreprises ayant plus de 11 salariés. Il peut également y en avoir un dans les entreprises de moins de 11 salariés mais sa mise en place reste facultative. Suivant le nombre d’employés au sein de votre entreprise, des spécificités vont apparaître tant au niveau organisationnel que juridique. Le calcul de l’effectif va ainsi permettre de :

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1/ Connaître le nombre de membres à élire au sein du CSE

Par exemple, pour une entreprise de 11 à 24 salariés, il n’y aura qu’un seul titulaire (salarié). Pour les entreprises de 25 à 49 salariés, il y en aura 2. Il est donc important de calculer votre effectif pour connaître le nombre de membres à élire au sein du CSE.  

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2/ Connaître le nombre d’heures de délégation mensuelles des membres du CSE

Selon l’article L.2315-7 du Code du travail, le nombre d’heures de délégation individuelle est d’au moins 10 heures par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés, et au moins 16 heures par mois pour celles de plus de 50 salariés. Retrouvez le tableau récapitulatif du nombre de titulaire et de ses heures de délégations en fonction de la taille de votre entreprise.

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3/ Connaître les attributions de votre CSE

Enfin, il est important de savoir que les attributions du Comité Social et Economique varient en fonction de l’effectif de votre entreprise :

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• Pour les entreprises de moins de 50 salariés, les attributions se rapprocheront de celles des délégués du personnel. Les membres sont chargés de faire remonter à l’employeur les réclamations individuelles et collectives de salariés.

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• Pour les entreprises de plus de 50 salariés, les compétences sont élargies. En effet, la délégation du personnel devra prendre en compte les activités financières, culturelles et sociales de l’entreprise en plus de veiller aux intérêts des salariés.

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Comment calculer l’effectif de votre entreprise ?

Pour calculer l’effectif, on part de la base principale en prenant en compte tous les salariés de votre entreprise qui sont liés par un contrat de travail. On y exclut ensuite les apprentis et les stagiaires pour ne garder que les employés en CDD ou en CDI.

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Voici la liste complète des salariés exclut du calcul de l’effectif :

• Les mandataires sociaux sans contrat de travail ;

• Les salariés en contrat d’apprentissage ;

• Les salariés en contrat de professionnalisation ;

• Les stagiaires sous convention de stage ;

• Les salariés en dispense d’activité sans rémunération ;

• Les salariés remplaçant un salarié absent ou en suspension de contrat ;

• Les salariés mis à disposition ne travaillant pas dans les locaux de la société ;

• Les salariés mis à disposition depuis moins d’un an.

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Après avoir effectué ce recensement, on calcule l’effectif au prorata du temps de travail afin de déterminer une équivalence en temps plein. Ces calculs vous permettront d’avoir un effectif global représentatif. Un simulateur permettant de calculer le prorata de vos salariés à temps pleins et à temps partiel est disponible sur le site Legal Place. Après avoir effectué le calcul, vous pourrez vous référer au tableau récapitulatif du nombre de titulaire et de ses heures de délégation.

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Étape 2 : Etablir l’accord de mise en place du CSE

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À quoi sert l’accord de mise en place du CSE ?

L'accord de mise en place du CSE vise à adapter les règles générales prévues par le Code du travail  aux besoins spécifiques de votre organisation. Il permet ainsi une plus grande souplesse et une adaptabilité du cadre juridique.

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Définir les CSE d’établissements

Pour les entreprises de plus de 50 salariés comportant au moins 2 établissements distincts, l’accord de mise en place du CSE devra permettre d’établir le nombre d’établissements distincts, ainsi que les CSE qui doivent être créés dans chacun de ces établissements. L’établissement distinct est un établissement qui présente une autonomie de décision suffisante en ce qui concerne la gestion du personnel et l’exécution du service. Un CSE central devra également être créé et servira d’interface entre les différents CSE d’établissements.

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En l’absence d’un tel accord, et en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE, adopté à la majorité des membres titulaires élus de la délégation du personnel du comité, pourra déterminer le nombre et le périmètre des établissements distincts. À défaut d’accord majoritaire ou d’accord conclu entre l’employeur et la délégation du personnel du CSE, c’est l’employeur qui fixera le nombre et le périmètre des établissements distincts.

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Élire des représentants de proximité

L’accord de mise en place du CSE peut également prévoir de désigner des représentants de proximité. Le rôle de ces représentants est d'intervenir dans un champ de compétence plus restreint que celui du CSE d'établissement ou celui du CSE qui les a désignés. Ils permettent ainsi d’établir un échange plus fluide entre l’employeur, les salariés et le CSE. Les représentants de proximité sont membres du CSE ou désignés par ce dernier pour une durée qui prendra fin en même temps que la fin du mandat des membres élus du comité.

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L’accord devra définir :

• Le nombre de représentants de proximité ;

• Les attributions des représentants de proximité, notamment en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail ;

• Les modalités de leur désignation ;

• Leurs modalités de fonctionnement, notamment le nombre d’heures de délégation dont bénéficient les représentants de proximité pour l’exercice de leurs attributions.

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Étape 3 : Créer le rétroplanning des élections CSE

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Pourquoi créer un rétroplanning ?

Préparer des élections du CSE demande une organisation de taille. Entre les délais légaux à respecter, les invitations à envoyer, les réunions à organiser, ou encore le matériel du scrutin à installer, les organisateurs des élections CSE peuvent rapidement se sentir dépassés par toutes ces démarches. C’est pour cela qu’il est essentiel de définir le calendrier des élections CSE et de pouvoir suivre, à chaque étape, l’évolution de celles-ci.

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Retrouvez toutes les informations nécessaires dans notre article « Les 5 étapes des élections CSE »

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Comment créer un rétroplanning ?

Pour créer votre calendrier des élections CSE 2022, plusieurs solutions s’offrent à vous :

• Soit partir de 0 avec une feuille Excel. Vous pouvez alors placer vos tâches et étapes à respecter en les organisant sous forme d’un diagramme de gantt.

• Soit partir d’un modèle Excel. Il existe de nombreux modèles Excel gratuits en ligne qui pourront vous aider à construire votre rétroplanning.

• Soit utiliser un simulateur gratuit des élections CSE qui établira pour vous le calendrier des élections du CSE.

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Étape 4 : Négocier l’accord de mise en place du CSE

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Quand ont lieu les négociations de l’accord de mise en place du CSE ?

Précédent la négociation du Protocole d’Accord Préélectorale (PAP), les négociations de l’accord de mise en place du CSE peuvent également se tenir en même temps que cette dernière. Ce sont cependant deux accords distincts du fait de leur règles de majorité qui diffèrent. De plus, le PAP est un accord tourné vers l’organisation et le déroulement des élections des membres du CSE alors que l’accord de mise en place est plus lié à la gestion opérationnelle du CSE. Pour négocier l’accord de mise en place du CSE, il est nécessaire d’avoir des organisations syndicales (OS) et une majorité de droit commun (50%) préalablement mis en place.

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Comment se négocie l’accord de mise en place du CSE ?

Les négociations se déroulent entre l’employeur et les organisations syndicales représentatives. S’il n’y a pas de représentation syndicale, l’accord CSE sera signé par la majorité des membres titulaires du CSE, si celui-ci existe déjà. Comme nous l’avons vu précédemment, l’accord de mise en place permet de définir le nombre ainsi que le périmètre d’établissements distincts et d’élire les représentants de proximité. Il permettra également d’établir les modalités de mise en place de la CSSCT et de définir les délais de consultations du CSE ainsi que leurs récurrences. Les négociations se dérouleront donc autour de trois thèmes essentiels : le périmètre, les moyens ainsi que le fonctionnement et les attributions du CSE.

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Pour résumer l’accord de mise en place du CSE vise à encadrer le plus précisément possible toutes les modalités liées au Conseil Social et Economique. Retrouvez toutes les informations concernant la mise en place de l’accord CSE.

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Étape 5 : Négociation du PAP

Qu’est-ce que le PAP ?

Le Protocole d’Accord Préélectorale, aussi appelé PAP, est un accord négocié en amont des élections entre les organisations syndicales (OS) et l’employeur pour définir l’ensemble des modalités liées aux élections du CSE. Parmi ces modalités, on retrouve :

• Le nombre d’élus ;

• La composition et le nombre des collèges électoraux ;

• La liste électorale ;

• Les modalités de vote (vote électronique, vote par bulletin papier…);

• …

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Le PAP est un accord primordial et obligatoire puisqu’il est le seul et unique document qui encadrera la préparation, le déroulement et la clôture des élections de votre CSE. Il vous servira ainsi de support pour fixer les modalités de vos élections de CSE.

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Comment se négocie le PAP ?

1) Qui inviter à la négociation du PAP ?

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Élément très important à inscrire dans votre rétroplanning, vous devez inviter toutes les organisations syndicales (OS) à négocier le PAP dans un délai de 15 jours francs avant la réunion de négociation. Il est plutôt recommandé d’envoyer un courrier postal avec accusé de réception 17 jours avant la réunion. Cela permet ainsi de prendre en compte les délais d’acheminement du courrier (environ 2 jours) et d’avoir une preuve de la réception de l’invitation.

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Mais alors quelles OS devez-vous inviter ?

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Les 5 OS au niveau national sont la CFDT, FO, CGT, CFE-CGC, CFTC. Voici la liste des OS que l’employeur doit inviter selon le règlement L. 2314-5 :

• Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés;

• Les organisations syndicales reconnues représentatives dans l'entreprise ou l'établissement

• Celles ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement;

• Les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel.

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Vous pouvez également retrouver la liste complète des OS à inviter sur Internet ou directement auprès des délégations syndicales de votre entreprise si vous en avez. Une fois invités, il faut dresser la liste des sujets à aborder lors de la réunion de négociation du PAP.

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2) Comment se déroulent la réunion de négociation du PAP ?

Lors de cette réunion de négociation qui peut avoir lieu en présentiel ou à distance, l’employeur et les OS abordent différents thèmes de négociation :

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales ;

• La répartition des sièges entre les catégories de personnel et les collèges :

• Le nombre de représentants et les heures de délégation ;

• Le nombre et la composition des collèges (seulement si un accord unanime entre les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise peut être obtenu).

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À noter que l’employeur se doit d’informer les organisations syndicales de la proportion d’hommes et de femmes dans chaque collège dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

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3) Comment rédiger et signer le PAP ?

Tout d’abord, il faut préciser que la négociation du PAP n’a pas les mêmes règles de majorité que l’accord CSE. Elle doit en effet se réaliser sous la forme d’une double majorité. Cela signifie que, pour être valide, le PAP doit être signé par la double majorité des syndicats présents à la négociation :

• La majorité des voix obtenues par les syndicats représentatifs à l’élection précédente dans l’entreprise.

• La majorité du nombre de syndicats présents à la négociation.

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Si cette double majorité n’est pas obtenue, le protocole sera soumis à une validation auprès de la direction du travail. Si toutefois la double majorité est atteinte, les négociations se terminent et le PAP doit être entièrement rédigé puis signé.

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Étape 6 : Établir les listes électorales

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Qui peut voter aux élections du CSE ?

Les conditions :

• Être salarié de l’entreprise ;

• Être âgé d’au moins 16 ans ;

• Travailler depuis au moins 3 mois dans l’entreprise ;

• N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relative aux droits civiques ;

• Ne pas être assimilé à l’employeur.

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Qui peut se porter candidat au CSE ?

Les conditions :

• Être électeur ;

• Avoir au moins 18 ans ;

• Travailler depuis au moins 1 an dans l’entreprise ;

• Ne pas être conjoint, partenaire de Pacs, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré que l’employeur.

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Nouvel élément à rajouter au sein de votre rétroplanning : les listes électorales doivent être établies par collège et être affichés au minimum 4 jours avant le 1er tour des élections.

Petite précision aussi sur une question qui revient beaucoup. Faut-il appliquer la parité hommes/femmes pour les listes électorales ? Oui en effet, la parité hommes/femmes s’applique pour les sociétés qui ont au moins 2 sièges à pourvoir. Elle peut se calculer au préalable de l’établissement des listes électorales en fonction de votre effectif.

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Étape 7 : Préparation de la logistique organisationnelle et matérielle du scrutin

Quand se déroulent les élections du CSE ?

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En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’informer les salariés des dates, des heures et des lieux de scrutin au plus tard 90 jours avant le 1er tour. Voici un élément de plus qui vient s’ajouter aux nombreux délais légaux et juridiques à respecter lorsque vous organisez les élections du CSE.

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L’information des salariés peut se faire sous forme d’affichage dans l’entreprise aux emplacements correspondants ou directement sur l’intranet. Cette action est cruciale car, si elle n’est pas réalisée, elle peut entraîner l’annulation des élections. La date du scrutin est renseignée dans le PAP qui est LE document de référence pour vos élections CSE.

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Quel est le mode de scrutin pour des élections CSE ?

Le mode de scrutin pour les élections CSE est le vote à bulletin secret. Il est essentiel de garantir la confidentialité des votes qui peut, en cas contraire, entraîner l’annulation des élections. Deux choix concernant le format de vote s’offrent alors à vous :

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• Soit le bulletin papier. Le vote se déroule alors sur le lieu de l’entreprise pendant une durée précise déterminée dans le PAP. Il faut donc prévoir l’impression de bulletins de couleurs différentes, l’installation d’isoloirs pour garantir la confidentialité et enfin le placement d’une urne pour déposer son bulletin.

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• Soit le vote électronique.  S’il est choisi, le vote électronique doit  être mentionné dans le PAP. De plus en plus utilisé, il permet une grande flexibilité au votant  qui peut voter depuis n’importe quel endroit (chez lui, à son bureau…), sur n’importe quel ordinateur, téléphone, tablette et ce de façon totalement anonyme et 100% sécurisée ! Pour l’organisateur, cela permet une économie en termes d’argent et de temps puisque le matériel du scrutin n’a pas à être acheté et installé. Il faut cependant veiller à se rapprocher d’un prestataire de vote électronique qui garantit le respect de la CNIL.

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Consultez notre article : Vote électronique VS vote bulletin papier, que choisir ?

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Étape 8 : Contrôle et déroulement du scrutin

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À quoi sert le bureau de vote du CSE ?

Le bureau de vote est prévu par le PAP et est constitué , par défaut, du salarié le plus jeune et du salarié le plus âgé, désigné automatiquement Président du bureau. Il sert à :

• Contrôler le bon déroulement des élections ;

• Surveiller le respect de la confidentialité des votes ;

• Procéder au dépouillement du scrutin ;

• Proclamer les résultats de votes ;

• Dresser le procès-verbal (PV)

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Il est important de dissocier un bureau de vote pour chaque collège. Cela multiplie encore les coûts puisque la société va devoir avoir recours à plusieurs bulletins de votes, plusieurs urnes et plusieurs membres pour tenir des bureaux de votes en présentiel.

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Comment se déroule le scrutin ?

Le scrutin est une liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les votes sont séparés pour les titulaires et les suppléants ainsi que pour chacun des collèges. Il est essentiel que les votants émargent sur la liste électorale pour confirmer leur participation.

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Le déroulement du 1er tour

Dans le cas d’un renouvellement de CSE, le 1er tour des élections doit avoir lieu 15 jours avant l’expiration des mandats. Il est réservé aux OS représentatives de votre entreprise (à ne pas confondre avec celles que vous avez convié à la réunion de négociation) et doit atteindre le quorum, ce qui n’est pas le cas pour le 2nd tour. Si jamais vous êtes l’employeur d’une petite structure de moins de 20 salariés et que vous n’avez pas d’organisation syndicale au sein de votre entreprise, vous pouvez directement organiser le 2nd tour en respectant tout de même l’ordre du scrutin à deux tours, modalité obligatoire pour les élections de CSE.

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Le déroulement du 2nd tour

Le 2nd  tour doit se dérouler en cas d’absence de quorum, d’absence totale ou partielle de candidature ou de vacance partielle de siège à l’issue du 1er tour. Toutes les personnes éligibles sont libres de se porter candidat pour ce tour. Si jamais vous n’aviez pas de candidats qui se présentent pour ce  2nd tour, vous devez impérativement établir un pv de carence.

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Étape 9 :  Procéder au dépouillement (résultats des votes)

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Comment se déroule le dépouillement ?

Le dépouillement a lieu directement après la clôture des votes. Pour procéder au dépouillement d’un grand nombre de voix, le bureau de vote peut éventuellement être accompagné de scrutateurs. Le dépouillement doit toujours être « accessible » aux électeurs pour s’assurer qu’il a été correctement réalisé. Si ce n’est pas le cas, la procédure de dépouillement peut être contesté et les élections annulées. Mais alors quelles sont les étapes de ce dépouillement ?

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1/ Comptage des enveloppes

Tout d’abord, le bureau de vote compte le nombre d’enveloppes présentes dans l’urne et le compare au nombre de votants ayant émargé sur la liste électorale.

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2/ Séparation des bulletins blancs et nuls

Le bureau de vote procède ensuite à la séparation des bulletins blancs/nuls et des bulletins valables pour obtenir le nombre de suffrages valablement exprimés.

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Sont considérés comme nuls les bulletins suivants :

• Les bulletins sans enveloppe ou placés dans une enveloppe non réglementaire ;

• Les bulletins présentant différents contenus dans une même enveloppe ;

• Les bulletins portant des signes de reconnaissance ;

• Les bulletins sur lesquels l'ordre de présentation des candidats a été modifié ;

• Les bulletins sur lesquels le nom d'un ou plusieurs candidats a été remplacé par celui de candidats d'une autre liste ou de toute autre personne.

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3/ Décompte des bulletins

Pour chaque liste, le bureau de vote décompte le nombre de voix recueillies pour chaque candidature. L’intervention d’un huissier de justice n’est pas nécessaire. A noter qu’il n’est pas interdit qu’un candidat soit membre du bureau de vote mais sa neutralité doit être assurée.

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Comment établir le PV des élections ?

L’article R. 67 du Code électoral prévoit que « Immédiatement après la fin du dépouillement, le procès-verbal des opérations électorales est rédigé par le secrétaire dans la salle de vote, en présence des électeurs. Il est établi en deux exemplaires, signés de tous les membres du bureau. Les délégués des candidats, des binômes de candidats ou des listes en présence sont obligatoirement invités à contresigner ces deux exemplaires. Dès l'établissement du procès-verbal, le résultat est proclamé en public par le président du bureau de vote et affiché en toutes lettres par ses soins dans la salle de vote ».

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Si le PV des élections n’est pas rédigé immédiatement à la fin du dépouillement des votes, les élections sont automatiquement annulées. Cette étape est donc cruciale dans le processus de dépouillement des élections CSE. Un formulaire administratif type CERFA  doit ainsi être rempli pour chaque collège et envoyé au code du travail. Si l’entreprise ne possède pas de secrétaire, c’est un des membres du bureau de vote qui le rempli. À la main cette action peut s’avérer longue et fastidieuse avec un risque d’erreur important.  

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À retenir que l’ensemble des membres du bureau de vote doivent impérativement signer les PV avant qu’ils soient envoyés.

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Étape 10 : Proclamation des résultats

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Comment procéder à la proclamation des résultats ?

Une fois le dépouillement réalisé et le document CERFA rempli, les résultats sont proclamés par le bureau de vote. « Dès l’établissement du procès-verbal, le résultat est proclamé en public par le président du bureau et affiché en toutes lettres par ses soins dans la salle de vote » (art. R. 67 dernier alinéa du Code électoral).»

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C’est bien le bureau et non l’employeur qui proclame les résultats. Il doit ainsi mentionner expressément, par collège électoral :

• Le nombre d’inscrits et de votants ;

• Le nombre de bulletins nuls et blancs ainsi que le nombre de bulletins valablement exprimés ;

• Le nombre de sièges attribués à chaque liste ;

• Le nom de chacun des candidats élus avec le nombre de voix obtenu par chacun d’eux.

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Où sont affichés les résultats ?

Ces résultats doivent être affichés au même emplacement que celui où avaient été affiché les listes électorales. Une copie des résultats doit également être envoyée aux OS. Un délai de contestation de ces élections égal à 15 jours est possible.

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Retrouvez le récapitulatif de tous les délais légaux du rétroplanning dans notre article : « Les 5 étapes des élections CSE »