Le déroulé d’une AG à distance
L’organisation d’une ag à distance est un nouveau format qui séduit de par sa flexibilité et la praticité qu’il apporte. Dans notre époque, la frontière entre le digital et le présentiel est de plus en plus fine. Les organisateurs n’hésitent pas à se saisir de nouveaux outils comme les plateformes de vote en ligne pour organiser leur AG. Organiser une AG à distance permet de réunir tous les participants sur un espace en ligne pour voter les résolutions. Les plateformes de vote en ligne permettent d'organiser et de tenir ces Assemblées Générales à distance avec des outils de visioconférence, de chat et de vote en ligne. C’est le cas de Nüag, la plateforme de vote en ligne française qui s’articule autour de 4 modules :
- 1/ Le module de paramétrage
- 2/ Le module de pilotage
- 3/ Le module de tenue de séance
- 4/ Le module de clôture
Mais alors une plateforme de vote en ligne, comment ça fonctionne ?
Comment fonctionne les plateformes de vote en ligne ?
Un paramétrage simple et complet
Paramétrer son Assemblée Générale en ligne et permettre aux participants de voter en ligne sur un espace sécurisé, ce sont les nouvelles pratiques adoptés par les organisateurs… Les nouveaux outils de vote en ligne permettent de :
- Créer votre compte organisateur et les séances (AG, Comités) associées
- Paramétrer l’ordre du jour et les différentes résolutions
- Intégrer le fichier participant sous la forme d'un fichier Excel en une seule fois
- Rédiger et envoyer les convocations
Toutes ces étapes sont paramétrables depuis votre compte « organisateur » sur la plateforme de vote en ligne que vous aurez choisi. C’est un gain de temps considérable et une meilleure visibilité qui est apporté aux organisateurs qui peuvent visualiser le statut des participants (les votants, les non-votants ,ceux qui voteront par correspondance, ceux qui voteront en séance le jour J…)
De plus, la flexibilité de vote apporté aux participants est un atout majeur du vote en ligne.
Le nouveau moyen efficace de voter
Lorsque vous organiser votre ag à distance, trois types de vote en ligne sont possibles :
- Le vote en direct : En présentiel ou en distanciel, vos participants se connectent sur leur espace de vote qui leur aura été transmis dans la convocation et accèdent, depuis leur smartphone ou ordinateur, au vote en ligne des différentes résolutions.
- Le vote par correspondance (en amont de votre séance) : Une fois sur l'espace de votre réunion, vos participants ont la capacité de voter par correspondance si vous avez activé l'option lors de la création de votre réunion. Le vote par correspondance est très simple et ne prend que quelques secondes. Pour accéder à un vote, il suffit de cliquer sur une des résolutions présente à l'ordre du jour.
- L’utilisation des deux types de votes précédents : Combiner le vote en direct et le vote par correspondance pour augmenter la participation et maximiser vos chances d’atteindre le quorum.
L’avantage majeur du vote en ligne est qu’il permet d’atteindre plus facilement votre quorum. En proposant une solution de vote flexible, il augmente considérablement le taux de participation. Les participants reçoivent ainsi leurs convocations par mail, ce qui leur permet d’accès à leur espace de vote en ligne. De cet espace ils pourront :
- Consulter les documents que l’organisateur de la réunion aura déposé
- Donner pouvoir à un autre participant
- Visualiser l’ordre du jour
- Accéder à un espace de visioconférence le jour de la séance
- Voter en ligne le jour de l’AG ou par correspondance (en amont de la séance)
Les votants pourront ainsi voter depuis n’importe quel endroit (à la maison, à son bureau…), sur n’importe quelle surface (ordinateur, téléphone, tablette) sur un espace de vote en ligne dédié. Avec le vote en ligne, on constate en moyenne une augmentation de la participation de +50% par rapport au vote « classique ».
À noter aussi que les plateformes de vote en ligne permettent aujourd'hui d’intégrer le processus de délégations de pouvoir. Les délégations de pouvoir en ligne sont parfaitement compatibles avec un vote en ligne en amont de votre séance. Une fois le pouvoir créé et validé sur la plateforme, le mandataire pourra l’utiliser à tout moment : en amont de la séance si l’option « vote par correspondance » a été activée, ou directement en séance avec le « vote en direct ».
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Pourquoi choisir le vote en ligne pour organiser ses instances ?
Des avantages qui correspondent aux nouveaux enjeux de gouvernance
Le vote en ligne, aussi appelé vote électronique, est le nouvel outil technologique du moment. Il permet de voter sur un espace sécurisé et d'organiser son AG à distance. Le développement des plateformes de vote en ligne a permis aux dirigeants de dématérialiser l'ensemble du processus de leurs instances de gouvernance. Si l'organisation d'une AG en distanciel est si populaire, c’est principalement dû aux avantages que procurent les plateformes de vote en ligne :
• Un gain de temps et de praticité
Les organisateurs d’Assemblées Générales sont souvent submergés par la paperasse et les délais à respecter. Si vous choisissez une solution de vote en ligne, toutes les étapes de votre instance de gouvernance seront automatisées au sein d’un seul et même outil. Ordre du jours, envoi des convocations, pouvoir, émargement, votes en ligne, pv d’AG… toutes les étapes sont paramétrables et automatisées directement depuis votre accès "organisateur".
• Une réduction du risque d’erreur
Lorsque vous mettez en place un système de vote en ligne, il n’est pas nécessaire de recourir à l’impression des convocations puisque ces dernières sont envoyées par mail. Le risque d’erreur est donc réduit et vous optimisez ainsi vos chances de réussir pleinement votre Assemblée Générale !
• Une réduction des coûts
Le vote en ligne permet également de réduire les coûts de déplacements liés à la venue des participants qui peuvent maintenant avec le vote électronique voter en quelques secondes une décision sans avoir à parcourir de longues distance.
• Une pratique plus écologique
Enfin, avantage non négligeable du vote en ligne, la pratique d’un vote plus écologique. La réduction du papier et des déplacements de véhicules permettent ainsi de préserver notre planète.
Une pratique qui devient la norme au sein des grandes organisations
À l’ère de la digitalisation, l’organisation des instances de gouvernance évolue et tend aujourd’hui à adopter un nouveau format, celui du numérique. D’abord contraintes par la crise du Covid-19, de nombreuses entreprises ont par la suite décidé de garder une solution de vote électronique pour organiser leurs Assemblées Générales. Pourquoi ?
Cela est principalement dû à toutes les raisons qui viennent d’être citées. Praticité, gain de temps, sécurité… Les avantages du vote en ligne sont nombreux. D’autant plus que tous les formats de réunions sont, la plupart du temps, compatibles sur les plateformes de vote en ligne tels que Nüag :
- Assemblée Générale,
- Consultation,
- Conseil d'administration,
- Comité décisionnel…
Sur Nüag, plus de 5000 organisations ont déjà utilisé la plateforme pour organiser leur instance de gouvernance avec au total plus de 200 000 votes en ligne réalisés ! Les organisateurs apprécient particulièrement l’ergonomie et la simplicité d’utilisation de la plateforme qui leur permettent d’organiser leur Assemblée Générale ou Comité de A à Z.
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